may
31

Cambio de TRDs: dolor de cabeza El cambio del Cuadro de Clasificación Documental y, por ende, de las Tablas de Retención Documental (TRD) es uno de los principales dolores de cabeza de los responsables de Archivo de nuestras entidades, especialmente aquellas obligadas por Ley a mantener un sistema de clasificación del archivo.

La praxis tradicional derivada de la aplicación literal de la normativa archivística invita a asociar y codificar las series y tipos documentales en función de su adscripción a las dependencias que se responsabilizan de los trámites involucrados. Pero esto tiene consecuencias muy desfavorables para un mantenimiento a largo plazo de los fondos documentales de la institución, como veremos a continuación.

¿Por qué tanto cambio?

El problema va muy ligado a los constantes cambios en nuestras organizaciones, que afectan a menudo a la estructura orgánica o a las responsabilidades asumidas por cada dependencia.

El fenómeno se agrava cuando la organización posee un software de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (records management system), que debe estar continuamente actualizado a la realidad de la entidad, para no perder el sentido de la clasificación técnica de los documentos que ayuda a implementar.

Los cambios de TRDs vienen impuestos por alguno de los siguientes motivos:

  • Modificaciones de la estructura orgánica (organigrama), nuevas dependendias, fusión y/o desaparición de dependencias, etc.
  • Reasignación de responsabilidades sobre ciertos trámites (p.ej. algunos contratos que dependían del Área Jurídica, pasan a depender de otro área).
  • Aparición de nuevos trámites, que implican la aparición de nuevas series y tipos documentales.
  • Rediseño de los trámites existentes, lo que implica cambios a nivel de tipos documentales dentro de las series existentes.

¿En qué afectan los cambios al sistema de gestión documental?

Existen multitud de parámetros y factores que deben funcionar correctamente y a la perfección para poder mantener las operaciones de gestión documental sin incidencias a pesar de los cambios. Para podernos hacer una idea del alcance de un cambio de TRDs, enumeramos a continuación las entidades que pueden verse afectadas:

  • Usuarios (que se asignan a una o varias dependencias).
  • Dependencias (sedes, áreas y departamentos)
  • Repositorios de bandejas (organizadas en analogía a las dependencias según las leyes de archivo vigentes).
  • Series y subseries documentales (que obedecen a las actividades y trámites realizas por las dependencias).
  • Tipos documentales (tipifican los documentos que se clasifican en expedientes).
  • Entradas de menú (enlaces rápidos para acceder a los repositorios y las funciones del sistema).
  • Valores de retención y clasificación (para la política de archivo).
  • Permisos de acceso (que pueden cambiar cuando cambian las responsabilidades de las dependencias sobre los trámites).
  • Códigos y etiquetas (que deben cambiar si las series migran a nuevas dependencias).

El problema puede volverse muy complejo cuando ya existe un histórico clasificado conforme a TRDs anteriores, que debe migrar al nuevo sistema cuando los trámites documentales (expedientes) aún se hallen en curso. Todos los expedientes que se encuentren en proceso deberían migrar a las nuevas TRDs, mientras que los expedientes ya archivados deberían permanecer clasificados conforme a las TRDs vigentes en el momento de su archivo.

En consecuencia, es preciso buscar una metodología que respetando la esencia de la legislación de archivo, permita minimizar los cambios impuestos en un SGEDA. Para ello, solamente tenemos que acudir a nuestros manuales de Calidad.

Tablas de retención documental enfocadas a Procesos (TRDP):

Este nuevo paradigma afirma que si para  las  TRD  tradicionales  se  elabora  una  por  cada unidad administrativa, las TRDP se elaborarán siguiendo el Mapa de Procesos, es decir, se clasifican atendiendo a los macroprocesos de la entidad (gerenciales, misionales y de apoyo) y, a su vez, a los procesos y subprocesos transversales o verticales dentro de los mismos.

Por tanto, los fondos documentales no se “ubican” dentro de dependencias administrativas estancas, sino dentro de procesos, pudiendo un proceso pertenecer o no a una o varias dependencias de la organización.

También se podría decir que los fondos deberían orientarse a funciones y no a jerarquías.

En términos prácticos se trataría de sustituir en el repositorio documental los niveles de las secciones/ subsecciones administrativas, por los niveles de PROCESOS/ SUBPROCESOS, a los cuales colgaremos las series/ subseries de la TRD, realizando la codificación de las TRDs a partir de la codificación de los procesos. Así las bandejas del repositorio se asociarán a procesos y no a dependencias físicas, que por su naturaleza están sujetas a mayores cambios.

USUARIOS X DEPENDENCIAS X PROCESOS X ACTIVIDADES X TRAMITES

De esta manera no desaparecen el concepto de unidad administrativa, dado que los usuarios seguirán vinculándose con éstas, pero se obtiene un grado adicional de libertad que permite establecer relaciones irrestrictas de responsabilidad o acceso entre las unidades de la compañía y los trámites que éstas realizan o consultan.

Ventajas del enfoque archivístico por funciones o procesos:

Aplicando este método, las dependencias pueden reasignarse libremente a los procesos y se desacoplan cambios profundos en TRDs cuando los procesos no se modifican, sino únicamente cambia el organigrama de la organización. Así mismo, la ubicación de los expedientes y documentos (tipos documentales) no cambia, dado que las bandejas del repositorio de archivos se mantienen ligadas a los procesos, que normalmente no cambian, sino únicamente evolucionan.

Los menús del usuario tampoco requerirán muchos ajustes ya que normalmente se asociarán a bandejas de procesos y no necesariamente a dependencias.

La aplicación de TRDP es mucho más razonable porque promueve una clasificación técnica de la documentación basada en las actividades efectivamente realizadas por la organización y no basada en decisiones tácticas o políticas de la entidad, que no deberían afectar a las políticas de archivo que forzosamente tienen que velar por el largo plazo y la preservación de la memoria histórica.La evolución lógica de los procesos, con modificaciones en sus trámites, ampliaciones o cesaciones de actividad, tendrá su reflejo equivalente en las series y tipos documentales, pero será siempre menos gravoso que recodificaciones completas y movimientos masivos del repositorio documental.

Referencias:

http://eprints.rclis.org/20237/1/Tablas%20de%20retenci%C3%B3n%20documental%20enfocada%20a%20procesos%20%28TRDP%29%20una%20propuesta%20emergente%20en%20tiempos%20de%20cambio.pdf

https://revistas.lasalle.edu.co/index.php/co/article/view/674

mar
18

Muchas personas aún piensan que un software de gestión documental es para digitalizar y consultar el archivo físico.

Pero la realidad es que las mayores ventajas se alcanzan cuando se puede combinar el archivo físico con el electrónico, organizándolo adecuadamente.

Y para ello hay que empezar por capturar los documentos en el momento en que se reciben o se producen…

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feb
02

Recientemente nos preguntaron por qué ABOX, siendo un software de gestión documental tan completo, no aparecía en el Cuadrante Mágico de Gartner para ECMs (Magic Quadrant for Enterprise Content Management). Los responsables de compras verían con muy buenos ojos si nuestro sistema apareciera en este afamado reporte que elabora anualmente la consultora Gartner y que aplica no sólo a ECMs, sino a multitud de tipos de software. Leer más…

ene
05

digitalizacion-certificadaUna pregunta muy común que se hacen nuestros clientes es si ¿tengo que conservar los originales en papel?

La respuesta depende del estado de la legislación de cada país, pero en cualquier caso requiere implementar un nuevo proceso de digitalización que avale la autenticidad y calidad de las copias electrónicas que se realizan de los originales y que requiere un software habilitado para la digitalización certificada.

Un proceso de digitalización certificada puede permitir:

  • Devolver los originales al remitente
  • Destruir con seguridad los documentos originales
  • Conservar los documentos como evidencias electrónicas

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ene
05

funcionalidades-seguridad-sgedaEn este blog nos centramos en los requisitos funcionales más significativos que ayudan a entender cómo un software aporta seguridad en el manejo de la documentación corporativa.

Existen multitud de guías y compilaciones de requisitos funcionales de muy diversa índole y calidad circulando en Internet. Entre los pliegos más serios de requisitos para sistemas de gestión documental recomendamos las guías europeas de Moreq 2010 (Modular Requirements for Records Systems).

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dic
25

Seguridad InformáticaLa definición de seguridad de la información no debe ser confundida con la de “seguridad informática”, ya que esta última sólo se encarga de la seguridad en el medio informático, pero la información puede encontrarse en diferentes medios o formas, y no solo en medios informáticos.

Aquí nos centraremos únicamente en la “seguridad informática”. La seguridad informática está concebida para proteger los activos informáticos, siendo los principales “activos”:

  • La infraestructura computacional;
  • Las aplicaciones que manejan la información;
  • Los usuarios que utilizan la estructura tecnológica y las aplicaciones;
  • La información, principal activo, reside en la infraestructura computacional y es utilizada por los usuarios a través de las aplicaciones.

Por tanto, la seguridad informática depende de más factores aparte del software que gestiona la información. En este primer informe de carácter general sólo nos centraremos en los aspectos que influyen o dependen directamente del software de gestión electrónica de documentos seleccionado. Leer más…

dic
17

Caos en nuestros archivos

El desarrollo de las nuevas tecnologías y el auge de publicación de contenidos en redes sociales requieren el procesamiento de millones de datos, que se almacenan en servidores esparcidos por todo el mundo. Los responsables de gestión de datos, información y evidencias (records) deben enfrentarse a este nuevo escenario que ofrece grandes oportunidades y desafíos en su captura, organización, tratamiento y preservación.

En la era de la transformación digital se han ampliado considerablemente estos tipos de “records”, sus estructuras, sus formatos, su tamaño y sus límites. Se difuminan las fronteras tradicionales entre datos, información y documentos de archivo. Sin una metodología profesional y una tecnología adecuada seguiremos dando “palos de ciego” en este mundo cada vez más complejo donde se mezclan y confunden decenas de términos que cada persona entiende a su manera, donde se solicitan y se invierten recursos que siempre son limitados en proyectos que no llevan a ninguna parte y donde muchas empresas ante esta situación caótica optan sencillamente por no hacer nada. Leer más…

nov
05

La migración de registros e imágenes es uno de los procesos más complejos pero necesarios a la hora de implantar un nuevo Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (SGEDA) o sustituir un sistema anterior.

En primer lugar debemos distanciarnos en este blog de la problemática de migración de bases de datos o aplicaciones informáticas en general, que conlleva otros retos y connotaciones de carácter técnico. Aquí hablaremos únicamente de migrar documentos o agrupaciones documentales.

En este contexto diferenciaremos entre 2 situaciones distintas de creciente dificultad:

  1. Migración de imágenes con sus índices o metadatos asociados;
  2. Migración de documentos gestionados en un gestor documental a sustituir.

En el primer caso, partimos de repositorios de imágenes en discos duros, CDs, DVDs, etc. y hojas de cálculo, archivos de texto o incluso tablas de bases de datos donde residen los índices y/o metadatos asociados con las imágenes

En el segundo caso nos encontramos con un aplicativo, normalmente obsoleto y carente de soporte técnico por parte del proveedor original, que posee algún mecanismo de almacenamiento de imágenes, metadatos y flujos de trabajo.

Lograr en esta situación una funcionalidad equivalente o superior al antiguo sistema de gestión documental constituye un reto, dado que muchas veces no se dispone de toda la información necesaria para realizar una migración adecuada.

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nov
04

Dña. María del Valle Palma Villalón, Directora de Docuformación y de la Revista de Transformación Digital, ha publicado este interesante Libro Blanco sobre los retos y oportunidades de la transformación digital en las organizaciones modernas.

Este libro blanco pretende resaltar la importancia de la gestión de los datos, información y documentos (records management) en las empresas e instituciones en la era de la transformación digital, ya que en la literatura sobre el tema que se está publicando no se menciona ni se destaca. Entedemos como “records” los documentos con valor archivístico, es decir, documentos que deban ser registrados para conocer el estado de los procesos empresariales.

El desarrollo de las nuevas tecnologías y el auge de publicación de contenidos en las redes sociales  facilita el procesamiento de millones de datos e información, el Big Data y el Big Content, que se almacenan mediante la nube en servidores esparcidos por todo el planeta, la consecuencia para las empresas es la dilución de los límites de sus sistemas de información corporativos.

Los responsables de gestión de datos, información y evidencias (records) deben enfrentarse a este nuevo escenario que ofrece grandes oportunidades y desafíos en su recolección, organización, tratamiento y preservación.

En la era de la transformación digital se han  ampliado considerablemente estos tipos de records, sus estructuras, sus formatos, su tamaño y sus límites. Se difuminan las fronteras tradicionales entre datos, información y records.

Puede consultar más información y descargarse el libro gratis aquí.

oct
02

En muchos RFQs y pliegos de licitación estamos asistiendo a una tendencia generalizada de solicitar un software de gestión electrónica de documentos de archivo (SGEDA) provisto de una herramienta de modelado y simulación de procesos (BPM) en la creencia de que se trataría de una única plataforma “mágica” capaz de diseñar e instrumentar cualquier proceso de negocio junto con sus formularios y evidencias documentales.

Sin embargo, esta idea está basada en la creencia engañosa de que un modelo de proceso empresarial es susceptible de ser transformado de forma cuasi-automática en una aplicación con workflow capaz de implementar cualquier proceso abstracto en actividades concretas de gestión electrónica de documentos. Antes de dar nuestras recomendaciones, hagamos una revisión teórica del asunto. Leer más…