nov
05

Iniciamos esta serie de blogs de ayuda con un mecanismo sencillo y económico para separar y clasificar documentos digitalizados con tasas de error muy reducidas: el reconocimiento por códigos de barras.

Con frecuencia nos encontramos con el caso de organizaciones que producen o reciben gran cantidad de documentos que deben digitalizar para ser archivados y considerados como evidencia en los procesos respectivos.

Con cambios sencillos en el proceso, es posible emplear técnicas robustas de recocimiento automático y lograr ahorros que pueden alcanzar miles de dólares al mes, según el volumen de la operación.

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sep
07

En el pasado, las principales razones para archivar datos se centraban en aspectos legales y de cumplimiento normativo, que incluían consulta de documentos, retención y conservación de documentos, auditorías y protección ante desastres. Cada vez más empresas aprovechan los sistemas de gestión documental y de análisis de datos para obtener ventajas competitivas en sus respectivos mercados, con lo que dan un nuevo significado al archivo.

En este blog proponemos una solución basada en un buscador único capaz de preindexar información de forma masiva y suministrar información personalizada explotando el conocimiento previo del usuario y las capacidades de minería de datos que ofrecen las nuevas tecnologías de Big Data.

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ago
15

La explosión sin precedentes de innovaciones tecnológicas no sólo ha transformado la forma en que trabajamos, sino que ha cambiado también las expectativas que tenemos sobre la forma de trabajar.

Las organizaciones modernas deben ser capaces de llevar a cabo sus funciones en el espacio digital, incluyendo su comunicación, colaboración, gestión documental, gestión del conocimiento y fidelización de sus empleados. Todas estas dimensiones tienen un profundo impacto en la productividad, capacidad de innovación y competitividad de la compañía, sin importar el tamaño de ésta.

La Intranet corporativa es un ejemplo de herramienta capaz de aglutinar los canales y aplicaciones de gestión de la información de la compañía y es el instrumento óptimo para alinear a los colaboradores con los objetivos del negocio.

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jul
15

La transformación digital está representando nuevos desafíos en todas las organizaciones, obligadas a adaptarse a las nuevas tecnologías y formas de comunicación. Este cambio es especialmente acusado en los procesos relacionados con la gestión de la información, donde la masificación de los contenidos digitales, su diversidad de fuentes y formatos y la convivencia obligada con soportes de papel, obliga a establecer nuevas políticas de gestión electrónica de documentos. En este blog resumimos algunos retos más importantes para los profesionales documentalistas y archivistas en la Era Digital. Leer más…

jun
28

El desmesurado crecimiento de los archivos electrónicos, unido a su variedad de orígenes y formatos (papel, email, multimedia, voz, redes sociales, portales de internet, wikis, etc.) está provocando un “caos electrónico” que todavía sorprende a muchos gerentes de compañías y directores de sistemas, que pensaban que ya tenían los “deberes hechos”. Muchos directivos creyeron que digitalizando los archivos físicos, eliminando el papel de las mesas y traspasando los procesos a sistemas informáticos se alcanzaría la eficiencia organizativa soñada. Pero no fue así, debido a dos causas fundamentales: (a) mal dimensionamiento del componente tecnológico; y (b) subestimación del factor humano. Leer más…

may
31

Cambio de TRDs: dolor de cabeza El cambio del Cuadro de Clasificación Documental y, por ende, de las Tablas de Retención Documental (TRD) es uno de los principales dolores de cabeza de los responsables de Archivo de nuestras entidades, especialmente aquellas obligadas por Ley a mantener un sistema de clasificación del archivo.

La praxis tradicional derivada de la aplicación literal de la normativa archivística invita a asociar y codificar las series y tipos documentales en función de su adscripción a las dependencias que se responsabilizan de los trámites involucrados. Pero esto tiene consecuencias muy desfavorables para un mantenimiento a largo plazo de los fondos documentales de la institución, como veremos a continuación.

¿Por qué tanto cambio?

El problema va muy ligado a los constantes cambios en nuestras organizaciones, que afectan a menudo a la estructura orgánica o a las responsabilidades asumidas por cada dependencia.

El fenómeno se agrava cuando la organización posee un software de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (records management system), que debe estar continuamente actualizado a la realidad de la entidad, para no perder el sentido de la clasificación técnica de los documentos que ayuda a implementar.

Los cambios de TRDs vienen impuestos por alguno de los siguientes motivos:

  • Modificaciones de la estructura orgánica (organigrama), nuevas dependendias, fusión y/o desaparición de dependencias, etc.
  • Reasignación de responsabilidades sobre ciertos trámites (p.ej. algunos contratos que dependían del Área Jurídica, pasan a depender de otro área).
  • Aparición de nuevos trámites, que implican la aparición de nuevas series y tipos documentales.
  • Rediseño de los trámites existentes, lo que implica cambios a nivel de tipos documentales dentro de las series existentes.

¿En qué afectan los cambios al sistema de gestión documental?

Existen multitud de parámetros y factores que deben funcionar correctamente y a la perfección para poder mantener las operaciones de gestión documental sin incidencias a pesar de los cambios. Para podernos hacer una idea del alcance de un cambio de TRDs, enumeramos a continuación las entidades que pueden verse afectadas:

  • Usuarios (que se asignan a una o varias dependencias).
  • Dependencias (sedes, áreas y departamentos)
  • Repositorios de bandejas (organizadas en analogía a las dependencias según las leyes de archivo vigentes).
  • Series y subseries documentales (que obedecen a las actividades y trámites realizas por las dependencias).
  • Tipos documentales (tipifican los documentos que se clasifican en expedientes).
  • Entradas de menú (enlaces rápidos para acceder a los repositorios y las funciones del sistema).
  • Valores de retención y clasificación (para la política de archivo).
  • Permisos de acceso (que pueden cambiar cuando cambian las responsabilidades de las dependencias sobre los trámites).
  • Códigos y etiquetas (que deben cambiar si las series migran a nuevas dependencias).

El problema puede volverse muy complejo cuando ya existe un histórico clasificado conforme a TRDs anteriores, que debe migrar al nuevo sistema cuando los trámites documentales (expedientes) aún se hallen en curso. Todos los expedientes que se encuentren en proceso deberían migrar a las nuevas TRDs, mientras que los expedientes ya archivados deberían permanecer clasificados conforme a las TRDs vigentes en el momento de su archivo.

En consecuencia, es preciso buscar una metodología que respetando la esencia de la legislación de archivo, permita minimizar los cambios impuestos en un SGEDA. Para ello, solamente tenemos que acudir a nuestros manuales de Calidad.

Tablas de retención documental enfocadas a Procesos (TRDP):

Este nuevo paradigma afirma que si para  las  TRD  tradicionales  se  elabora  una  por  cada unidad administrativa, las TRDP se elaborarán siguiendo el Mapa de Procesos, es decir, se clasifican atendiendo a los macroprocesos de la entidad (gerenciales, misionales y de apoyo) y, a su vez, a los procesos y subprocesos transversales o verticales dentro de los mismos.

Por tanto, los fondos documentales no se “ubican” dentro de dependencias administrativas estancas, sino dentro de procesos, pudiendo un proceso pertenecer o no a una o varias dependencias de la organización.

También se podría decir que los fondos deberían orientarse a funciones y no a jerarquías.

En términos prácticos se trataría de sustituir en el repositorio documental los niveles de las secciones/ subsecciones administrativas, por los niveles de PROCESOS/ SUBPROCESOS, a los cuales colgaremos las series/ subseries de la TRD, realizando la codificación de las TRDs a partir de la codificación de los procesos. Así las bandejas del repositorio se asociarán a procesos y no a dependencias físicas, que por su naturaleza están sujetas a mayores cambios.

USUARIOS X DEPENDENCIAS X PROCESOS X ACTIVIDADES X TRAMITES

De esta manera no desaparecen el concepto de unidad administrativa, dado que los usuarios seguirán vinculándose con éstas, pero se obtiene un grado adicional de libertad que permite establecer relaciones irrestrictas de responsabilidad o acceso entre las unidades de la compañía y los trámites que éstas realizan o consultan.

Ventajas del enfoque archivístico por funciones o procesos:

Aplicando este método, las dependencias pueden reasignarse libremente a los procesos y se desacoplan cambios profundos en TRDs cuando los procesos no se modifican, sino únicamente cambia el organigrama de la organización. Así mismo, la ubicación de los expedientes y documentos (tipos documentales) no cambia, dado que las bandejas del repositorio de archivos se mantienen ligadas a los procesos, que normalmente no cambian, sino únicamente evolucionan.

Los menús del usuario tampoco requerirán muchos ajustes ya que normalmente se asociarán a bandejas de procesos y no necesariamente a dependencias.

La aplicación de TRDP es mucho más razonable porque promueve una clasificación técnica de la documentación basada en las actividades efectivamente realizadas por la organización y no basada en decisiones tácticas o políticas de la entidad, que no deberían afectar a las políticas de archivo que forzosamente tienen que velar por el largo plazo y la preservación de la memoria histórica.La evolución lógica de los procesos, con modificaciones en sus trámites, ampliaciones o cesaciones de actividad, tendrá su reflejo equivalente en las series y tipos documentales, pero será siempre menos gravoso que recodificaciones completas y movimientos masivos del repositorio documental.

Referencias:

http://eprints.rclis.org/20237/1/Tablas%20de%20retenci%C3%B3n%20documental%20enfocada%20a%20procesos%20%28TRDP%29%20una%20propuesta%20emergente%20en%20tiempos%20de%20cambio.pdf

https://revistas.lasalle.edu.co/index.php/co/article/view/674

mar
18

Muchas personas aún piensan que un software de gestión documental es para digitalizar y consultar el archivo físico.

Pero la realidad es que las mayores ventajas se alcanzan cuando se puede combinar el archivo físico con el electrónico, organizándolo adecuadamente.

Y para ello hay que empezar por capturar los documentos en el momento en que se reciben o se producen…

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feb
02

Recientemente nos preguntaron por qué ABOX, siendo un software de gestión documental tan completo, no aparecía en el Cuadrante Mágico de Gartner para ECMs (Magic Quadrant for Enterprise Content Management). Los responsables de compras verían con muy buenos ojos si nuestro sistema apareciera en este afamado reporte que elabora anualmente la consultora Gartner y que aplica no sólo a ECMs, sino a multitud de tipos de software. Leer más…

ene
05

digitalizacion-certificadaUna pregunta muy común que se hacen nuestros clientes es si ¿tengo que conservar los originales en papel?

La respuesta depende del estado de la legislación de cada país, pero en cualquier caso requiere implementar un nuevo proceso de digitalización que avale la autenticidad y calidad de las copias electrónicas que se realizan de los originales y que requiere un software habilitado para la digitalización certificada.

Un proceso de digitalización certificada puede permitir:

  • Devolver los originales al remitente
  • Destruir con seguridad los documentos originales
  • Conservar los documentos como evidencias electrónicas

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ene
05

funcionalidades-seguridad-sgedaEn este blog nos centramos en los requisitos funcionales más significativos que ayudan a entender cómo un software aporta seguridad en el manejo de la documentación corporativa.

Existen multitud de guías y compilaciones de requisitos funcionales de muy diversa índole y calidad circulando en Internet. Entre los pliegos más serios de requisitos para sistemas de gestión documental recomendamos las guías europeas de Moreq 2010 (Modular Requirements for Records Systems).

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