sep
18

Muchas compañías desean iniciar su proyecto de Transformación Digital y convertirse en empresas eficientes y sin papeles con un gran proyecto, emblemático, adquiriendo las mejores tecnologías de información disponibles y realizando una inversión muy significativa, con el convencimiento de que los ahorros que se alcanzarán pagarán de sobra la inversión realizada.

Y no les falta razón… El error sin embargo es tratar de llegar a un objetivo muy ambicioso en una sola fase, sin tener en cuenta que las personas necesitan tiempo para adaptarse a las tecnologías, y que no es fácil acertar a la primera en todas las decisiones que un proyecto de envergadura requiere. Leer más…

jun
18

Introducción

Cada vez más, la transformación digital de las organizaciones pasa por disponer de sistemas de gestión electrónica de documentos que incorporen capacidades avanzadas para el modelado de procesos.

Por ello se solicitan herramientas de gestión documental integradas con sistemas BPM que permitan diseñar modelos con lenguajes y tecnologías estándar como son BPMN (business process model and notation ) y DMN (decision model and notation).

Sin embargo, existe una dificultad inherente al tratar de convertir los modelos en aplicaciones ejecutables concretas, usables y funcionales. Esto es algo de lo que los vendedores no suelen hablar ni los clientes suelen percibir hasta que se tropiezan con las dificultades reales de pasar sus modelos teóricos y perfectamente diseñados al entorno productivo, donde estos deban ejecutarse.

La tecnología muchas veces no tiene la culpa. Los lenguajes de modelado de procesos son como piezas de un lego que pueden reproducir la realidad muy fielmente. El problema de fondo es que no existe un método eficiente para modelar procesos documentales. Leer más…

abr
03

Cuando el RGPD entre en vigor en mayo de 2018, proporcionará un conjunto de leyes estandarizadas de protección de datos en todos los países miembros de la UE y dará a los ciudadanos y residentes de la UE el control sobre sus datos personales.

Del mismo modo, la privacidad por diseño (PbD o “Privacy by Design” en inglés) tiene como objetivo proteger los datos de las personas y ofrecer a los clientes el control de sus datos, animando a las empresas a adoptar un conjunto de principios que les guíen a tener en cuenta la privacidad de los datos a la hora de diseñar sus productos y servicios digitales. Pero mientras que el RGPD sin duda sacudirá la forma en que las marcas interactúan con los clientes, la adopción de los principios de privacidad por el diseño puede dar a las empresas una ventaja competitiva. Leer más…

feb
05

A lo largo del presente año 2018 está prevista la entrada en vigor de diferentes regulaciones europeas que van a tener consecuencias tanto a nivel de los sistemas de gestión empresariales, como del comportamiento de las aplicaciones web. Destacamos aquí las dos normas más importantes, desde nuestro punto de vista:

  • Nueva LOPD
  • ePrivacy o “ley de cookies”

La nueva LOPD es, en realidad el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) ya en vigor, pero cuyo plazo de transición vence el próximo mes de mayo de este año. Viene a sustituir en la legislación nacional a la actual LOPD y tiene rango europeo. En cualquier caso, en el parlamento español se está tramitando un Real Decreto que vendrá a complementar la trasposición de la RGPD, teniendo prevista su publicación en abril, sólo unas semanas antes de la entrada en vigor de la RGPD. Leer más…

feb
04

La inteligencia artificial está impactando todos los aspectos del negocio, incluyendo la búsqueda empresarial y las aplicaciones de Big Data. Pero viene con algunas dificultades.

Las empresas han estado confiando en la búsqueda y la analítica de grandes datos durante muchos años para obtener información. En los últimos años, estas tecnologías han evolucionado rápidamente y ahora incorporan el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, y cada vez más permiten a las empresas integrar sus resultados en la acción empresarial, ya sea para el servicio al cliente, la producción en cadena de montaje, la medicina de precisión o cualquier otro uso comercial. Leer más…

ene
07

El cumplimiento de la normativa en gestión documental, transparencia y eficiencia administrativa exige, entre otros, el control de la documentación que entra y sale de la organización, su clasificación y trámite mediante expedientes, y la atención de peticiones, quejas, reclamaciones y otro tipo de solicitudes de los usuarios (las denominadas PQRs).

Con la puesta en marcha de soluciones de gestión electrónica de documentos surgen retos importantes para cualquier tipo de organización, pública o privada. Si permitimos que los usuarios puedan realizar solicitudes (físicas o en línea), debemos crear una nueva infraestructura que no nos obligue a duplicar recursos técnicos o humanos para ofrecer una buena atención al público. Leer más…

dic
14

En este blog nos centraremos en algunas aplicaciones que reducen el esfuerzo de las personas, evitan errores de procesamiento y automatizan el proceso de radicación de documentos. Muchas de ellas se pueden adquirir de forma separada, otras vienen como componentes de soluciones documentales más avanzadas. Excluimos de este análisis los sistemas de indexación manuales, que trabajan documento a documento, de forma individual, y que requieren de un operador humano para el procesamiento de cada imagen.

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nov
05

Iniciamos esta serie de blogs de ayuda con un mecanismo sencillo y económico para separar y clasificar documentos digitalizados con tasas de error muy reducidas: el reconocimiento por códigos de barras.

Con frecuencia nos encontramos con el caso de organizaciones que producen o reciben gran cantidad de documentos que deben digitalizar para ser archivados y considerados como evidencia en los procesos respectivos.

Con cambios sencillos en el proceso, es posible emplear técnicas robustas de recocimiento automático y lograr ahorros que pueden alcanzar miles de dólares al mes, según el volumen de la operación.

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sep
07

En el pasado, las principales razones para archivar datos se centraban en aspectos legales y de cumplimiento normativo, que incluían consulta de documentos, retención y conservación de documentos, auditorías y protección ante desastres. Cada vez más empresas aprovechan los sistemas de gestión documental y de análisis de datos para obtener ventajas competitivas en sus respectivos mercados, con lo que dan un nuevo significado al archivo.

En este blog proponemos una solución basada en un buscador único capaz de preindexar información de forma masiva y suministrar información personalizada explotando el conocimiento previo del usuario y las capacidades de minería de datos que ofrecen las nuevas tecnologías de Big Data.

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ago
15

La explosión sin precedentes de innovaciones tecnológicas no sólo ha transformado la forma en que trabajamos, sino que ha cambiado también las expectativas que tenemos sobre la forma de trabajar.

Las organizaciones modernas deben ser capaces de llevar a cabo sus funciones en el espacio digital, incluyendo su comunicación, colaboración, gestión documental, gestión del conocimiento y fidelización de sus empleados. Todas estas dimensiones tienen un profundo impacto en la productividad, capacidad de innovación y competitividad de la compañía, sin importar el tamaño de ésta.

La Intranet corporativa es un ejemplo de herramienta capaz de aglutinar los canales y aplicaciones de gestión de la información de la compañía y es el instrumento óptimo para alinear a los colaboradores con los objetivos del negocio.

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