Blocument: Productividad y Gestión Documental

La versión 2.4 de abox incorpora una funcionalidad que supone un avance vital en la filosofía del producto. Ahora el usuario de abox no sólo podrá realizar la gestión documental de su organización de forma completa, sencilla y online, sino que también podrá utilizar la misma plataforma para la gestión de otros contenidos, los de su intranet y su sitio web.

Se da así un paso adelante hacia la gestión de contenidos total. abox considera cada documento, cada noticia, cada página web como un contenido y su gestión interna puede ser similar a partir de ahora.
Las funcionalidades del nuevo módulo CMS de gestión de contenidos, abox webmanager son las siguientes:

• Gestión de secciones web o intranet
• Edición de páginas html, imágenes y descargables
• Edición de noticias y actualidad
• Envío de e-mailing con noticias y actualidad
• Gestión de la galería de imágenes

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Como os anunciamos en nuestra anterior entrada, la nueva versión 2.4 de abox contiene numerosas mejoras e importantes funcionalidades nuevas, tanto en el ámbito de la gestión documental como en el de la gestión de contenidos.

Éstas son algunas de las mejoras incorporadas al producto:

Mejoras generales

• Nuevo instalador de abox document que permite la instalación del software en un tiempo record ¡5 minutos cronometrados! 
• Posibilidad de crear para cada metadato una ayuda ‘tooltip’ con información que describe las características de cada metadato.
• Mejora en la gestión de tareas con abox tasks: desde la ficha del documento se visualiza la tarea relacionada con él.
• Mejora de estadísticas e informes de acceso y acciones sobre los documentos de abox document.

Carpetas y Expedientes

• Las carpetas ya se pueden caracterizar con metadatos, en la línea marcada por las normas de archivística Moreq 2010.
• Se incorpora el estado del workflow de los expedientes como parámetro de búsqueda avanzada.
• Comandos para tareas en colaboración sobre los expedientes de documentos, como son: asignar permisos, ver contenidos, cambiar tipo de expediente, mover a otra carpeta, copiar en otra carpeta, crear tarea, exportar a PDF, etc.

Registro de entrada y salida

• Visualización del listado de documentos registrados como de Entrada/Salida y con etiquetado.
• Registrar como de E/S documentos ya presentes en el gestor documental.
• Posibilidades de parametrización del número de registro de E/S.
• Ampliación de los metadatos necesarios del registro de E/S en el esquema de captura.

Si ya conoces abox document, no te pierdas estas mejoras. Si no lo conoces, ¿a qué esperas? ¡Contacta con nosotros!

No paramos. En Adapting seguimos mejorando y ampliando abox. En esta última versión lanzada al mercado, la 2.4, no sólo se mejoran las funcionalidades del módulo de gestión documental, abox document, sino que incluimos, por primera vez, el ansiado módulo de gestión de contenidos, abox webmanager, con el que podrás gestionar también los contenidos de tu intranet o tu sitio web corporativo.

Por tanto, en estos momentos, la plataforma abox dispone de los siguientes módulos:

• abox core: es el módulo horizontal de gestión de usuarios, permisos, etc.
• abox document: nuestro producto estrella. Uno de los gestores documentales más completos del mercado
• abox invoice: una verticalización del gestor documental para la gestión de la facturación electrónica emitida y recibida y para la digitalización certificada de facturas impresas.
• abox workflow: el gestor de workflows (flujos de trabajo) de todos los contenidos que gestiona abox.
• abox tasks: un completo gestor de tareas, tanto de las generadas automáticamente por los workflows de la plataforma como las creadas de forma independiente por el usuario
• abox webmanager: un CMS para gestionar los contenidos de tu sitio web, intranet, etc.

Con el último módulo puesto en el mercado, abox webmanager, Adapting hace una apuesta clara hacia la gestión de los contenidos en general, considerando contenidos, no sólo la documentación en sí, sino también otra información no estructurada que contiene muchas veces el verdadero conocimiento de la organización.

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Nota: en las próximas entradas, iremos detallando las mejoras concretas que se han incorporado a esta nueva versión de abox.

Con medio año de retraso, el foro europeo experto en Archivística, DLM Forum, ha comunicado la publicación de los Servicios Centrales (Core Services) y módulos de tipo Plug-In de la especificación modular de requisitos para Sistemas Electrónicos de Gestión Documental (Electronic Records Management Systems o ERMS).

Se espera que la mayor parte de los países europeos, y muchos países fuera de Europa, adopten Moreq2010 como herramienta armonizada para la gestión de la información y, en especial, los fabricantes de tecnologías de gestión de contenidos empresariales y gestión de records.

La ventaja de esta nueva versión, que ha sido más consensuada entre los diferentes actores del mundo de la Archivística, Administraciones públicas y fabricantes de software, es que permite establecer requisitos de forma modular, mucho más fáciles de evaluar por consultores independientes y de cumplir por fabricantes de tecnología.

Adapting, como empresa puntera en soluciones de gestión documental, apuesta por el cumplimiento de este tipo de estándares en sus productos, dotando a su plataforma abox-document de todas las prestaciones que requiere una gestión documental profesional.

Frente a otros competidores que no disponen de tecnología propia, Adapting cuenta con un producto diseñado y desarrollado en su laboratorio de I+D (Adapting Lab), con un experto grupo de desarrolladores, así como alianzas con expertos nacionales e internacionales del mundo de la Archivística.