Las facturas electrónicas son documentos electrónicos, con algunas características especiales, y por lo tanto susceptibles de ser gestionadas por abox document.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un “documento electrónico que debe contener los datos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes.”
¿Cómo funciona la facturación electrónica con abox document?
El origen de las facturas está en los sistemas de gestión económica o ERPs de las empresas, los cuales envían su información a abox document en diferentes formatos para generar la factura electrónica:
- ficheros de intercambio XML, TXT, CSV
- mediante vistas de tablas de intercambio
- vía servicios web, con funciones ‘ empaquetadas’ para automatizar la creación de e-facturas
Con la información recibida, abox genera la factura electrónica en el formato predefinido con el cliente ( Facturae, PDF/A, f64, por ejemplo) y la firma digitalmente mediante el certificado electrónico corporativo ( uno o varios certificados en el caso de grupo de empresas emisoras de facturas) instalado en el servidor. Para este proceso utiliza un ‘hotfolder’ (carpeta activa) que lo automatiza y permite el trabajo por grandes lotes o volúmenes.
El formato elegido dependerá de la forma de procesamiento de las facturas recibidas por parte de los clientes, resumimos 3 casos:
- si la integración con los sistemas del cliente exige un XML, podemos optar por un formato XML como por ejemplo Facturae para conseguir la interoperabilidad de los sistemas proveedor –cliente (Sobre todo si se trata de la Administración Pública)
- si el procesamiento se realiza por parte de una persona manualmente, se optará por un formato fácilmente comprensible por el usuario, por ejemplo un PDF/A.
- si deseamos combinar las dos opciones, se crea la e-factura en PDF/A firmado y se le adjunta un fichero de intercambio (XML, TXT..) con los datos necesarios para interoperar con el ERP del cliente.
El siguiente paso en el proceso de e-facturación es su puesta a disposición de los clientes. abox document ofrece fundamentalmente dos maneras de hacerlo:
- el envío directo de las facturas como anexos en correos electrónicos a los clientes.
- la publicación en una extranet de e-facturas para que los clientes se las descarguen por internet previo aviso por email con el enlace a la factura correspondiente. Las notificaciones de facturas disponibles pueden ser con el alta de una en una, o periódicamente (por ejemplo, una vez al día) con la opción de notificación múltiple, de forma que con un solo correo notificamos todas las facturas emitidas ese día a un cliente.
Factura electrónica también en la nube
También es posible utilizar sistemas de facturación electrónica “cloud” y en modo alquiler (SAAS) para, incluso, evitar la inversión inicial. Con abox document Cloud ya no es necesario disponer de infraestructura de sistemas, ni gestionar su mantenimiento ni actualizaciones. Y es posible realizar facturación electrónica desde la nube abonando una cuota mensual que incluye todos los conceptos del servicio: software, hosting, mantenimiento y soporte técnico.
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