Blocument: Productividad y Gestión Documental

La misma duda…

Desde hace varias versiones, los clientes de ABOX disfrutan de uno de los workflows más sencillos y eficaces que puedan encontrarse en un sistema de gestión documental profesional: un workflow parámetrico inspirado en los estándares BPMN que es capaz de gestionar cualquier contenido manejado en la plataforma ECM de ABOX.

Herramienta de diseño visual:

El workflow permite el diseño o adaptación de nuevos flujos de trabajo de forma visual con la herramienta Hot-Editor, convirtiéndose el problema de diseñar y modelizar los workflows en una tarea de consultoría, pero sin necesidad de programación.

El funcionamiento del workflow está basado en una máquina de estados, con cientos de guardas y acciones para controlar el flujo de cualquier contenido del sistema. De esta forma es posible automatizar casi cualquier tarea o necesidad de una oficina moderna.

Flujos documentales prestablecidos según ISO-15489:

ABOX dispone de un conjunto de flujos de trabajo prestablecidos, basados en la ISO-15489 e ISO-30301, que permiten un despliegue casi inmediato de una política de “Cero Papel” en cualquier organización, grande o pequeña.

Estos flujos de trabajo son totalmente parametrizables y pueden configurarse en tiempo de ejecución por los mismos usuarios que participan en los procesos cubiertos por ellos. Lo que significa que es posible acortar drásticamente los tiempos de desarrollo y puesta en marcha de los procesos documentales, aprovechando las mejores prácticas de los estándares mundiales de Archivística y Gestión Documental.

Los flujos más importantes que implantamos en cuestión de días con ABOX son:

Automatización de tareas:

Otra de las ventajas a destacar de nuestro sistema es la automatización de ciertas tareas críticas desde el workflow, que ya no requieren la intervención directa de los usuarios y que, por tanto, permiten aumentar los tiempos y la fiabilidad del proceso.

Algunos ejemplos de estos mecanismos:

• Creación automática de subcarpetas en función de fechas o tipo de contenidos
• Envío automático de alertas y correos electrónicos a personas con tareas pendientes
• Duplicación o copias automáticas
• Creación automática de carpetas a partir del alta de empresas y/o expedientes
• Cierre automático de expedientes o carpetas
• Almacenamiento y transferencia automática de expedientes con sus documentos

Este tipo de automatismos son los que hacen de ABOX la herramienta óptima para estandarizar y automatizar los procesos internos, cumplir con buenas prácticas en gestión documental según requisitos internacionales y, por ende, ganar en competitividad y reducir costos.

Workflow documental vs. BPM:

El workflow de ABOX está pensado para controlar al detalle la documentación, con acciones tan concretas o precisas, como generar un documento de respuesta, de un tipo documental específico o archivar un documento en un expediente, notificando de la nueva situación a los usuarios de un rol determinado.

Este tipo de acciones tan específicas no suelen contemplarse en un BPM, el cual está más orientado al diseño global del proceso y su optimización. Por tanto, es práctica común integrar un BPM con el workflow de ABOX, o realizar un trabajo de modelización de procesos con un BPM antes de realizar la automatización del mismo dentro de ABOX.

Una posibilidad es conectar el flujo de los expedientes, ligado a procedimientos administrativos o instrucciones de trabajo, con los estados que salen del BPM, de forma que el flujo de ABOX refleje los mismos pasos que el BPM, consiguiéndose de esta forma una integración muy satisfactoria entre el mundo de la Calidad y el mundo del Archivo.

La Oficina CERO PAPEL… ahora en la NUBE

La solución profesional de gestión documental abox-document más potente y más adaptada a las legislaciones de Archivo de Latinoamérica, se ofrece desde hace unos meses también en la nube.

¿Qué beneficios nos aporta el modelo “cloud”?

1. Disminución de costos – Cloud Computing ofrece ventajas a las empresas pequeñas y medianas en términos de reducción de costos. Usted paga por lo que usa.
2. Opciones de almacenamiento escalable – Usted puede ampliar sus opciones de almacenamiento para cubrir sus necesidades sin problema, en lugar de tener que salir a comprar hardware costoso.
3. Actualizaciones automáticas – No hay necesidad de que el departamento de IT tenga que preocuparse por las actualizaciones futuras en términos de software y hardware.
4. Acceso remoto – Los empleados pueden tener acceso a información donde quiera que estén para acceder lo que necesitan cuando lo necesitan.
5. Servicio ecológico – Cloud Computing utiliza menos energía que los centros de datos tradicionales lo cual es importante por nuestro compromiso medioambiental.
6. Facilidad y rapidez de implementación – No hay necesidad de implementar hardware y componentes complicados, el proveedor se encarga de todo.
7. Agilidad en soporte técnico – Cloud Computing logra un mejor tiempo de respuesta y fiabilidad en la mayoría de las incidencias que puedan ocurrir, gracias a la profesionalización del servicio.
8. Rendimiento y Durabilidad – Ejecute sus sitios web y aplicaciones SaaS a un ritmo mucho más rápido con los beneficios de usar un servicio más robusto.

¿Qué ofrece abox-document en Cloud?

Con esta solución profesional “llave en mano” podrá hacer realidad su programa de “Oficina Cero Papel”, cumpliendo con los requisitos legales, en un tiempo record. Una solución tecnológica exitosa en Europa y Colombia. Ahora en la nube!!!!

• 100% web, compatible con Explorer, Mozilla y Chrome.
• Integración con aplicaciones de escritorio Windows 7, XP, y Vista.
• Hosting, SSL, backup, actualizaciones, todo incluido
• Cumplimiento de normas ISO-30301, ISO-15489 y Ley 594 del Archivo General de la Nación
• Sin cuota de ingreso, puesta en marcha gratuita.

Incluye

• Gestión de tipos, series documentales y metadatos
• Paquete de captura ofimática (Hot Office). Botón abox en Word, Excel, impresora virtual y escritorio Windows.
• Registro de correspondencia (entrada/ salida)
• 1 paquete de captura por directorio activo (HotFolder) + 1 usuario captura
• 2 sitios web de acceso: Administración + Intranet documental, idiomas (inglés, español)
• 2 flujos documentales básicos de entrada y salida (con gestión de tareas)
• Dominio personalizado del tipo: https://cliente.aboxcloud.com
• Servicio de instalación, carga inicial, soporte y actualización de producto, incluidos
• Sesión inicial de capacitación on-line (3 horas) + entrega de manuales
• Hosting con base de datos, en repositorio on-line, backup diario, conexión segura SSL
• 2 usuarios activos (+ 6 usuarios de consulta)
• 10 GB de espacio gratuito

El proyecto de Oficina Cero Papel no es sólo “una genial idea del Jefe de Sistemas”, sino que representa y debe abordarse como proyecto estratégico de la organización, a liderar y ser apoyado por la Alta Gerencia. ¿Por qué decimos esto?
Pues existen al menos cuatro razones de peso, que abordaremos a continuación:

1.    Cumplimiento Legal
2.    Reducción de costos
3.    Productividad de empleados
4.    Satisfacción de clientes

Sobre el aspecto de cumplimiento legal hay que destacar que, al muchos países del entorno latinoamericano, las organizaciones públicas (o privadas con función pública) requieren el cumplimiento de su Ley General de Archivos, así como de otras disposiciones adicionales.

En cualquier caso, casi todas las legislaciones obligan al cumplimiento de una Ley de Protección de Datos Personales, lo que debe tenerse en cuenta a la hora de abordar este tipo de proyectos. Por no hablar de legislaciones específicas como las que deben cumplir empresas del sector alimentario, farmacéutico, químico, agropecuario, militar, etc.

En cuanto a la reducción de costos nuestra recomendación es realizar siempre un estudio del Retorno de la Inversión (ROI: Return On Investment). Para ello deberían al menos cuantificarse los ahorros medibles, como son la reducción del papel, fotocopias, tóners, faxes, mensajería, material de oficina, archivo, etc.

Además, se debería hacer el ejercicio de pensar en eliminar puestos de trabajo que ya no sean indispensables (mensajeros internos, digitadores, ensobradores de cartas, operadores de archivo, etc) o al menos trasladar estas personas hacia puestos más productivos (ventas, atención al cliente, apoyo a producción, etc).

Por no sumar en estos ahorros el “blindaje” que se consigue frente a riesgos potenciales, como incendios, inundaciones, deterioro climático, multas por incumplimientos legales, etc.

Continuando con la productividad del empleado, las herramientas más potentes de gestión documental deben ofrecerle varias funcionalidades orientadas a:

•    Facilitar la búsqueda y recuperación de los documentos
•    Conservar los documentos y de la “memoria” de la organización
•    Eliminar barreras de información entre departamentos (“islas de información”)
•    Automatizar tareas repetitivas e integrar aplicativos entre sí
•    Asignar y controlar tareas y responsables (flujos de trabajo o “workflows”).

Imagínese poder encontrar rápidamente documentos que físicamente se radicaron en otra sede de su organización y poderlos aprobar, rechazar o comentar, estando Usted de viaje, fuera de la oficina, y todo ellos de forma segura y eficiente.
O imagine poder detectar cuellos de botella en ciertos trámites de su organización que se producen únicamente en algunas dependencias y con ciertos tipos documentales.

Y con esto llegamos al último de los puntos, la satisfacción de los clientes. Una empresa que cumpla la legislación aplicable, que consiga ahorrar gastos superfluos, reducir tiempos de trámites, encontrar rápidamente la información, tomar decisiones con información certera, mantener a sus empleados en tareas menos repetitivas, etc., ¿no trasladará esa imagen también a sus clientes o proveedores?

El proyecto Cero Papel no es ya una opción. Sólo podemos decidir cuándo habrá que hacerlo. Y no es un proyecto puntual, es una estrategia corporativa a largo plazo. Y el tiempo nos lo marcan dos factores:
•    ¿cuánto tiempo podemos aguantar gastos prescindibles y un servicio deficiente?
•    ¿Cuándo arrancará nuestra competencia el proyecto?

ABOX-DOCUMENT es una solución profesional para hacer realidad la Oficina Cero Papel en su organización, en un tiempo record y con una inversión mínima.

Dropbox es la famosa herramienta de intercambio de ficheros que cuenta con más de 50 millones de usuarios, con mil millones de archivos subidos en Dropbox cada 48 horas e instalado en 250 millones dispositivos diferentes.

En su esfuerzo de innovación y mejora continua, Adapting acaba de publicar un plugin que permite la integración transparente de ABOX-DOCUMENT, su conocido y prestigioso sistema de gestión documental profesional, con la plataforma DROPBOX. Como nos indica Diego Frasser, responsable comercial de ABOX para Latinoamérica, “se trata de un paso más hacia la interoperabilidad de nuestro producto ABOX-DOCUMENT con las principales plataformas de colaboración en la nube”.

La integración es en ambas vías y permite cargar uno o varios ficheros de forma simultánea desde y hacia el repositorio de ABOX. El administrador de ABOX, de forma centralizada, o cada usuario por su parte pueden realizar el registro de sus cuentas de DROPBOX dentro del sistema ABOX.

Esto permite acceso instantáneo a carpetas públicas o privadas de DROPBOX para enviar cualquier tipo de fichero: documentos, imágenes, presentaciones, vídeos, etc . Así mismo es posible navegar por todo el contenido de DROPBOX y traer los ficheros hacía la plataforma, de forma sencilla sin modificar el actual comportamiento de ABOX .

Las acciones de gestión documental que se han integrado con DROPBOX son las siguientes:

• Alta de nuevos documentos
• Alta de anexos secundarios en documentos ya creados
• Alta de nuevas versiones de documentos
• Alta de ficheros e imágenes en metadatos de tipo multimedia
• Exportación de anexos principales y secundarios desde ABOX.

Las ventajas con las que cuentan nuestros clientes a partir de ahora se resumen en:

• Posibilidad de transferir ficheros desde su cuenta DROPBOX en la nube a la plataforma ABOX sin necesidad de descargar los ficheros a un disco ni enviarlos por correo electrónico.

• Posibilidad de compartir ficheros de forma instantánea con cualquier usuario que tenga una cuenta de DROPBOX, pero que no tenga acceso a la plataforma ABOX.

En versiones posteriores de este plugin se permitirá la sincronización entre los ficheros de ABOX y de DROPBOX, de forma que ambos repositorios permanezcan actualizados de forma continua.

Artículo técnico:

Hacia la Oficina sin Papeles. Guía metodológica de aplicación de software de gestión documental en Colombia.

Autores:  Leonardo Guzmán (SoftyDI Ltda), Rubén Lafuente (Adapting América S.A.S.)

RESUMEN

Los autores de esta guía metodológica pretenden compartir con los lectores del blog la experiencia del IBERODOC (La Oficina sin Papeles) que como proyecto internacional de I+D+i [1] orienta una definición del modelo electrónico de gestión para documentos de archivo, que sin pretender ser exhaustiva ni único, trata de mostrar que existen muchas formas de hacer las cosas y ésta es una metodología basada en la articulación lógica y cumplimiento ortodoxo de las normativas locales e internacionales.

¡No todos los documentos tienen archivalía! No todo se debe guardar y no todo es útil a la administración. Sólo un esquema estructurado conceptualmente permite reconocer con la certeza debida, aquellos documentos que reflejan las competencias funcionales de una organización y son por eso vitales y necesarios para el funcionamiento corporativo y la defensa de sus intereses.

Un documento es “documento” antes de ser “documento de archivo” [2]. No sólo porque allí se testimonie la función, con lo que se obedece al Principio de Procedencia, sino porque es natural a la administración una metamorfosis que registre adiciones y modificaciones que finalmente le dieron forma al documento de archivo. Eso es un “borrador”. Un documento terminado, final; que soporta cambios iterativos por la naturaleza del procedimiento al que se asocia, es un documento de archivo “versionable”. Estos son un par de ejemplos, que entre otros más, y a pesar de lo común del caso, no es posible evidenciar en los actuales instrumentos archivísticos por lo que se requiere una ampliación que considere estas variables en las estructuras de las Tablas de Retención Documental, por ejemplo.

Los documentos se mueven a través de flujos. Los flujos documentales no son otra cosa que la secuencia de generación asociada al procedimiento que los crea o en virtud de los cuales se reciben. Para la archivística esta relación se define como Principio de Orden Original, en donde la acumulación de documentos refleja los hechos tal y como suceden, evidenciando los acontecimientos de una manera natural.

Los documentos viajan por un camino o “canal de comunicación”. Algunos serán físicos; otros vendrán por un buzón de correo electrónico; en otros casos llegarán a través del website corporativo. Pueden ser reportes de bases de datos o sistemas de información u hojas entrando por una máquina de faxes. También podemos utilizar como canal las herramientas ofimáticas para crear los documentos de archivo. La heterogeneidad de los canales nos demuestra que hoy por hoy los expedientes se configuran como expresiones híbridas en donde los diferentes tipos documentales que los integran corresponden a esa multiplicidad de formas que la tecnología permite.

Los flujos de tipos documentales que controlan cada canal de comunicación realizan un circuito de actividad que comienza por una producción o recepción de documentos y se tramitan (con una distribución previa si se requiere) de acuerdo con un procedimiento definido. Cuando el tipo documental cierra su ciclo de actividad, debe “organizarse” archivísticamente en expedientes asociados a las agrupaciones documentales conocidas como series y subseries de documentos. La actividad para los tipos documentales establece un bucle (”loop”) cíclico hasta finalizar el procedimiento que garantiza la resolución del trámite. Completado el trámite y por tanto con un expediente completo, activaremos un flujo para los expedientes documentales.

Mientras que con los tipos regulamos la “reglas de negocio”, con los flujos de expedientes garantizamos las “reglas de archivo” y administramos el ciclo de vida documental, desde la producción o recepción hasta la disposición final.

A pesar de lo mucho que se teoriza acerca de la aplicación de los principios archivísticos en el entorno de los documentos electrónicos, poco es lo que en la práctica se lleva a cabo en las implementaciones que hoy se observan. Muchas organizaciones desarrollan proyectos mal llamados de gestión documental, con una amplia inversión presupuestal, acompañadas de deficientes modelos conceptuales que convierten en el corto plazo ingentes masas de documentos en repositorios digitales con acceso a consulta, sin que esto solucione, sino que por el contrario, agudice el problema de control y administración documental preexistente.

Los resultados de este estudio se concretaron en 5 puntos:

1. Protocolo de implantación de un software de gestión documental de tipo EDRMS.
2. Matriz de evaluación de software de gestión documental.
3. Modelo de flujos documentales genéricos y parametrizables.
4. Tabla de Retención Documental ampliada.
5. Calculadora de beneficios y retorno de la inversión (ROI). 

Los métodos expuestos se han contrastado en casos reales (pilotos) en el marco del proyecto ”Iberodoc”, el cual representa un esfuerzo multidisciplinar para orientar a las empresas y administraciones en la reducción sistemática del uso de papel y aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión empresarial del siglo XXI.

En Bogotá, a 17 de julio de 2012

[2] Documento de archivo es la traducción adoptada en este estudio para referirse al término anglosajón “record”, muy difundido entre los profesionales de gestión documental.

El conjunto de normas ISO-16175 proporcionan principios acordados internacionalmente y requisitos funcionales para el software empleado para la creación y gestión de los documentos de archivo en ambientes de oficina electrónica.

Estas normas fueron preparadas por el International Council on Archives y fue adoptada por el procedimiento especial de vía rápida por el Comité Técnico ISO/TC46, subcomité SC11 sobre Gestión de Documentos de Archivo.

La norma ISO-16175 consta de 3 partes:

Parte 1. Generalidades y declaración de principios, proporciona información de contexto y pone de relieve los principios fundamentales. Es una revisión ejecutiva muy útil.

Parte 2. Guías y requisitos funcionales para sistemas de gestión de documentos electrónicos, expone los requisitos funcionales para los sistemas de software especializados en gestión documental profesional, también denominados Electronic Record Management Systems.

Parte 3. Guías y requisitos funcionales para documentos en sistemas de negocio, presenta los requisitos para la gestión de la información que se emplea y almacena en las plataformas de negocio de las compañías. Los sistemas de negocio incluyen áreas de negocio, gestión de expedientes, gestión de contenidos, gestión de recursos humanos y sistemas de gestión financiera. ISO.-16175-3 no se trata de una especificación exhaustiva, sino más bien un punto de partida para un desarrollo posterior de los requisitos específicos de aplicaciones informáticas. Además, cada organización debe extender este conjunto de requisitos mínimos para cubrir sus necesidades específicas basadas en sus condiciones de negocio, técnicas y jurídicas.

Los requisitos funcionales de las normas ISO-16715 se apoyan en los requisitos mínimos de funcionalidad de documentos con archivalía definidos en la norma básica de gestión documental profesional ISO-15489. No cubre los requisitos relacionados con la conservación de los documentos electrónicos de larga duración.

Estas normas serán de mucha utilidad para responsables de Archivo, responsables de Sistemas, profesionales de gestión documental, fabricantes o prescriptores de software, gerentes tecnológicos y auditores de Calidad.

Se recomienda su lectura y aplicación junto con el resto de publicaciones normativas internacionales en materia de gestión de documentos de archivo, tales como ISO-15489, ISO-23081, ISO-15801, requisitos de Moreq, requisitos generales del ICA, DoD 5015.2, etc.

El concepto Lean Office adapta el modelo de mejora continua de la producción –Lean Manufacturing-  a las áreas de administración y entornos de oficina bajo la misma filosofía de incremento de la productividad.

¿Qué es Lean Manufacturing? Lean Manufacturing es una metodología de trabajo simple y efectiva que tiene su origen en Japón, enfocada a incrementar la eficiencia productiva en todos los procesos a partir de que se implanta la filosofía kaizen de mejora continua.

También se puede aplicar esta técnica de mejora continua en los procesos administrativos de las compañías para mejorarlos y hacerlos más eficientes.

Un gran porcentaje de la cuenta de gastos de una empresa está relacionada con los costes indirectos. Lean Office ayudará a encontrar modos de reducir esos costes mediante de eliminación de los despilfarros e ineficiencias en la oficina.

Esta estrategia de mejora continua en la oficina debe estar apoyada en los sistemas de información que facilitarán su implementación, como por ejemplo un sistema de gestión documental profesional (SGD). 

Veamos cómo un sistema de gestión documental profesional ayuda a obtener resultados en la implantación de la metodología Lean Office.

¿Por qué debe una empresa implantar LEAN OFFICE? 

• para evitar duplicidad de tareas,
• para agilizar los flujos de información,
• para mejorar la cooperación con otros departamentos,
• para mejorar los procesos de archivo,
• para reducir el tiempo de persona parada.

A partir de lo anterior vemos que un sistema de gestión documental es una herramienta importante para conseguir los beneficios del Lean Office porque: 

• evita la duplicidad de tareas mediante la asignación de las tareas a un usuario responsable y mediante la gestión de los permisos necesarios sobre los documentos,
• agiliza los flujos de información entre usuarios mediante la configuración de flujos de trabajo sobre los documentos,
• mejora la cooperación con otros departamentos gracias a las funcionalidades de colaboración sobre los documentos, gestión de versiones, flujos de trabajo,
• mejora los proceso de archivo al centralizarlo, digitalizarlo y posibilitar el etiquetado con metadatos de los documentos,
• reduce del tiempo de persona parada por largos tiempos de acceso a la información, gracias a las funciones de búsqueda avanzada de los documentos y a la facilidad de recuperación.

Por lo tanto vemos que  LEAN OFFICE y GESTIÓN DOCUMENTAL forman una buena pareja y que incluso se pueden determinar objetivos cuantificables a alcanzar mediante la aplicación de ambos sistemas, como por ejemplo:

• Reducción del “lead-time” o plazo de entrega administrativo.
• Ahorro de material de oficina.
• Aumento de la productividad.
• Reducción del total de los inventarios de documentación.
• Eliminación de un gran porcentaje del gasto de papel.

Si quieres conocer una herramienta de gestión documental que te ayudará a implantar el Lean Office en tu organización, haz clic aquí.

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En anteriores entradas se ha presentado brevemente las características de las normas de gestión documental, principalmente las de la familia ISO 30300. Ahora vamos a dar un paso más allá, explicando con un mayor detalle cómo es un sistema de gestión documental según esta norma.

En el siguiente esquema se reproduce básicamente cómo deben implementarse los procesos documentales:

Partiendo del liderazgo de la Dirección (fundamental para la implantación de cualquier sistema de gestión en las organizaciones), se deben planificar, diseñar y aplicar los procesos documentales. Adicionalmente, como en cualquier sistema de gestión, se han de evaluar esos procesos para mejorarlos y así cerrar el círculo de la mejora continua.

Todo ello debe entenderse desde dos niveles: el estratégico y el operativo. Además, siempre deberemos recoger como requisitos de partida, aquellos dictados por el cliente y el resto de partes interesadas (accionistas, empleados, sociedad en general…).

En la aplicación operativa de los procesos de gestión documental, habitualmente nos apoyaremos en dos elementos:

• Requerimientos derivados de las buenas prácticas de la ISO 15489
• Los sistemas de información que gestionan los documentos (electrónicos y en papel)

En la medida en que estos sistemas de información cubran ya de forma “nativa” los requerimientos normativos, estaremos acelerando y facilitando la implantación de los procesos de gestión documental en la organización.

Son de destacar, además, las relaciones entre la ISO 30301 y el resto de normas de sistemas de gestión (ISO 9001, 14001 y 27001). Tal y como se muestra en la imagen a continuación, en la propia norma, en su Anexo A se indica la relación entre todas las normas, de forma que el cumplimiento de los requisitos correspondientes de la norma de sistemas de gestión documental ya cubre aquellos requisitos de gestión documental de cada una de las otras normas.

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