Blocument: Productividad y Gestión Documental

La misma duda…

El proyecto de Oficina Cero Papel no es sólo “una genial idea del Jefe de Sistemas”, sino que representa y debe abordarse como proyecto estratégico de la organización, a liderar y ser apoyado por la Alta Gerencia. ¿Por qué decimos esto?
Pues existen al menos cuatro razones de peso, que abordaremos a continuación:

1.    Cumplimiento Legal
2.    Reducción de costos
3.    Productividad de empleados
4.    Satisfacción de clientes

Sobre el aspecto de cumplimiento legal hay que destacar que, al muchos países del entorno latinoamericano, las organizaciones públicas (o privadas con función pública) requieren el cumplimiento de su Ley General de Archivos, así como de otras disposiciones adicionales.

En cualquier caso, casi todas las legislaciones obligan al cumplimiento de una Ley de Protección de Datos Personales, lo que debe tenerse en cuenta a la hora de abordar este tipo de proyectos. Por no hablar de legislaciones específicas como las que deben cumplir empresas del sector alimentario, farmacéutico, químico, agropecuario, militar, etc.

En cuanto a la reducción de costos nuestra recomendación es realizar siempre un estudio del Retorno de la Inversión (ROI: Return On Investment). Para ello deberían al menos cuantificarse los ahorros medibles, como son la reducción del papel, fotocopias, tóners, faxes, mensajería, material de oficina, archivo, etc.

Además, se debería hacer el ejercicio de pensar en eliminar puestos de trabajo que ya no sean indispensables (mensajeros internos, digitadores, ensobradores de cartas, operadores de archivo, etc) o al menos trasladar estas personas hacia puestos más productivos (ventas, atención al cliente, apoyo a producción, etc).

Por no sumar en estos ahorros el “blindaje” que se consigue frente a riesgos potenciales, como incendios, inundaciones, deterioro climático, multas por incumplimientos legales, etc.

Continuando con la productividad del empleado, las herramientas más potentes de gestión documental deben ofrecerle varias funcionalidades orientadas a:

•    Facilitar la búsqueda y recuperación de los documentos
•    Conservar los documentos y de la “memoria” de la organización
•    Eliminar barreras de información entre departamentos (“islas de información”)
•    Automatizar tareas repetitivas e integrar aplicativos entre sí
•    Asignar y controlar tareas y responsables (flujos de trabajo o “workflows”).

Imagínese poder encontrar rápidamente documentos que físicamente se radicaron en otra sede de su organización y poderlos aprobar, rechazar o comentar, estando Usted de viaje, fuera de la oficina, y todo ellos de forma segura y eficiente.
O imagine poder detectar cuellos de botella en ciertos trámites de su organización que se producen únicamente en algunas dependencias y con ciertos tipos documentales.

Y con esto llegamos al último de los puntos, la satisfacción de los clientes. Una empresa que cumpla la legislación aplicable, que consiga ahorrar gastos superfluos, reducir tiempos de trámites, encontrar rápidamente la información, tomar decisiones con información certera, mantener a sus empleados en tareas menos repetitivas, etc., ¿no trasladará esa imagen también a sus clientes o proveedores?

El proyecto Cero Papel no es ya una opción. Sólo podemos decidir cuándo habrá que hacerlo. Y no es un proyecto puntual, es una estrategia corporativa a largo plazo. Y el tiempo nos lo marcan dos factores:
•    ¿cuánto tiempo podemos aguantar gastos prescindibles y un servicio deficiente?
•    ¿Cuándo arrancará nuestra competencia el proyecto?

ABOX-DOCUMENT es una solución profesional para hacer realidad la Oficina Cero Papel en su organización, en un tiempo record y con una inversión mínima.

Dropbox es la famosa herramienta de intercambio de ficheros que cuenta con más de 50 millones de usuarios, con mil millones de archivos subidos en Dropbox cada 48 horas e instalado en 250 millones dispositivos diferentes.

En su esfuerzo de innovación y mejora continua, Adapting acaba de publicar un plugin que permite la integración transparente de ABOX-DOCUMENT, su conocido y prestigioso sistema de gestión documental profesional, con la plataforma DROPBOX. Como nos indica Diego Frasser, responsable comercial de ABOX para Latinoamérica, “se trata de un paso más hacia la interoperabilidad de nuestro producto ABOX-DOCUMENT con las principales plataformas de colaboración en la nube”.

La integración es en ambas vías y permite cargar uno o varios ficheros de forma simultánea desde y hacia el repositorio de ABOX. El administrador de ABOX, de forma centralizada, o cada usuario por su parte pueden realizar el registro de sus cuentas de DROPBOX dentro del sistema ABOX.

Esto permite acceso instantáneo a carpetas públicas o privadas de DROPBOX para enviar cualquier tipo de fichero: documentos, imágenes, presentaciones, vídeos, etc . Así mismo es posible navegar por todo el contenido de DROPBOX y traer los ficheros hacía la plataforma, de forma sencilla sin modificar el actual comportamiento de ABOX .

Las acciones de gestión documental que se han integrado con DROPBOX son las siguientes:

• Alta de nuevos documentos
• Alta de anexos secundarios en documentos ya creados
• Alta de nuevas versiones de documentos
• Alta de ficheros e imágenes en metadatos de tipo multimedia
• Exportación de anexos principales y secundarios desde ABOX.

Las ventajas con las que cuentan nuestros clientes a partir de ahora se resumen en:

• Posibilidad de transferir ficheros desde su cuenta DROPBOX en la nube a la plataforma ABOX sin necesidad de descargar los ficheros a un disco ni enviarlos por correo electrónico.

• Posibilidad de compartir ficheros de forma instantánea con cualquier usuario que tenga una cuenta de DROPBOX, pero que no tenga acceso a la plataforma ABOX.

En versiones posteriores de este plugin se permitirá la sincronización entre los ficheros de ABOX y de DROPBOX, de forma que ambos repositorios permanezcan actualizados de forma continua.

El concepto Lean Office adapta el modelo de mejora continua de la producción –Lean Manufacturing-  a las áreas de administración y entornos de oficina bajo la misma filosofía de incremento de la productividad.

¿Qué es Lean Manufacturing? Lean Manufacturing es una metodología de trabajo simple y efectiva que tiene su origen en Japón, enfocada a incrementar la eficiencia productiva en todos los procesos a partir de que se implanta la filosofía kaizen de mejora continua.

También se puede aplicar esta técnica de mejora continua en los procesos administrativos de las compañías para mejorarlos y hacerlos más eficientes.

Un gran porcentaje de la cuenta de gastos de una empresa está relacionada con los costes indirectos. Lean Office ayudará a encontrar modos de reducir esos costes mediante de eliminación de los despilfarros e ineficiencias en la oficina.

Esta estrategia de mejora continua en la oficina debe estar apoyada en los sistemas de información que facilitarán su implementación, como por ejemplo un sistema de gestión documental profesional (SGD). 

Veamos cómo un sistema de gestión documental profesional ayuda a obtener resultados en la implantación de la metodología Lean Office.

¿Por qué debe una empresa implantar LEAN OFFICE? 

• para evitar duplicidad de tareas,
• para agilizar los flujos de información,
• para mejorar la cooperación con otros departamentos,
• para mejorar los procesos de archivo,
• para reducir el tiempo de persona parada.

A partir de lo anterior vemos que un sistema de gestión documental es una herramienta importante para conseguir los beneficios del Lean Office porque: 

• evita la duplicidad de tareas mediante la asignación de las tareas a un usuario responsable y mediante la gestión de los permisos necesarios sobre los documentos,
• agiliza los flujos de información entre usuarios mediante la configuración de flujos de trabajo sobre los documentos,
• mejora la cooperación con otros departamentos gracias a las funcionalidades de colaboración sobre los documentos, gestión de versiones, flujos de trabajo,
• mejora los proceso de archivo al centralizarlo, digitalizarlo y posibilitar el etiquetado con metadatos de los documentos,
• reduce del tiempo de persona parada por largos tiempos de acceso a la información, gracias a las funciones de búsqueda avanzada de los documentos y a la facilidad de recuperación.

Por lo tanto vemos que  LEAN OFFICE y GESTIÓN DOCUMENTAL forman una buena pareja y que incluso se pueden determinar objetivos cuantificables a alcanzar mediante la aplicación de ambos sistemas, como por ejemplo:

• Reducción del “lead-time” o plazo de entrega administrativo.
• Ahorro de material de oficina.
• Aumento de la productividad.
• Reducción del total de los inventarios de documentación.
• Eliminación de un gran porcentaje del gasto de papel.

Si quieres conocer una herramienta de gestión documental que te ayudará a implantar el Lean Office en tu organización, haz clic aquí.

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Seguimos con la expansión de abox document en Colombia, un país en crecimiento y con una larga tradición archivística. Adapting, a través de su filial Adapting América, ya cuenta con unos 10 distribuidores del producto de gestión documental en ese país.

Esta vez la buena noticia viene de la mano de una de las empresas más importantes del país, la Empresa de Energía de Bogotá (EEB), que ha implantado abox document para optimizar sus procesos de trabajo y mejorar el respeto al medio ambiente.

A continuación, la nota de prensa de la EEB:

EEB IMPLEMENTA NUEVO SOFTWARE INTERNO PARA OPTIMIZAR SU OPERACIÓN Y HACERLA MÁS AMIGABLE CON EL AMBIENTE
> La iniciativa hace parte de los pilotos del proyecto IBERODOC  financiado por Colciencias y coordinado por la Universidad del Norte.
Bogotá, mayo 23 de 2012.

Con el fin de optimizar sus procesos administrativos, innovar en temas de gestión de contenidos documentos y  fomentar el ahorro y disminución de costos de “papelería de oficina”, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. (EEB), comenzó el piloto para la implantación en su software corporativo una nueva forma de servicio documental completa y totalmente flexible denominada Sistema Electrónico de Gestión de Documentos de Archivo abox document.

El proyecto busca desarrollar la Ventanilla Única Electrónica en la Empresa y así modelizar sus procesos de negocio en cuatro de sus dependencias, donde se ha considerado que existe una importante oportunidad de mejora y demostración de viabilidad del software buscando la optimización de los recursos físicos y su consecuente ahorro de energía y de insumos.

Una vez implementado el Sistema Electrónico de Gestión de Documentos de Archivo abox document, EEB lo integrará con el resto de aplicaciones corporativas y de esta manera ingresar a la era de “Oficina sin papeles”, como una nueva forma de gestión socialmente responsable.

Sobre Grupo Energía de Bogotá
El Grupo Energía de Bogotá es el primer grupo empresarial del sector energético colombiano.  A través de EEB transporta electricidad para el mercado con una de las demandas  más importantes y de mayor tamaño del país y tiene el control de la mayor transportadora de gas natural de Colombia, TGI S.A.  En Perú, su empresa CONGAS tiene la  concesión por 30 años para el transporte y distribución de gas  natural en el Departamento de Ica. En el mismo país,  junto con el grupo ISA, participa en REP S.A. y en TRANSMANTARO S.A. que operan el 63% del sistema de transmisión eléctrica en ese país. En 2010 constituyó TRECSA – Transportadora de Centroamérica S.A.- que construirá el proyecto de infraestructura de energía más importante de Guatemala y prestará el servicio de  transmisión de electricidad a partir de 2013. Cuenta además con un portafolio de inversiones en importantes empresas del sector energético entre las que se destacan CODENSA S.A., EMGESA S.A., GAS NATURAL S.A., la Empresa de Energía de Cundinamarca – EEC y la Electrificadora del Meta, EMSA  y en menor escala en ISA e ISAGEN.

Existen dos fuentes importantes de información en todas las organizaciones: la producción propia de documentos en formato electrónico y la recepción del exterior vía, fundamentalmente, el correo electrónico.

Ese es el motivo por el que un software de gestión documental debe incluir un módulo de captura de documentos para facilitar su publicación en el gestor documental desde las herramientas de producción y recepción más usadas: Word, Excel y Outlook.

abox document ofrece su módulo de integración Hot-Office

Los usuarios trabajamos una gran parte de nuestro tiempo con aplicaciones de Office para producir documentos, bien escritos en Word o generados en Excel cuando hay que realizar cálculos.  Resulta incómodo y lento saltar de una aplicación a otra para guardar un documento en el gestor documental después haberlo creado en nuestro entorno de trabajo habitual MS Office.

Disponer de integración entre la gestión documental y Office nos evita mantener varias ventanas de aplicaciones abiertas y tener que salir de una (de ofimática), para realizar la operación de archivado desde la otra (el gestor documental).

¿Cómo funciona esa integración en el caso del gestor documental abox document con Microsoft Office?

Captura desde Word con Hot-Office

Gracias al módulo Hot-Office es posible enviar a abox directamente desde el propio programa de ofimática los documentos creados en Word y Excel.  Es tan fácil como pinchar en una pestaña ‘abox’ del menú de Word y Excel con los comandos necesarios para que el usuario guarde los documentos en el gestor documental sin salir del programa en el que los ha creado o editado.  El sistema es muy ágil y tan sólo solicita dos datos para organizar el documento en abox document: el tipo de documento de que se trata y en qué carpeta lo deseamos archivar.

Además abox document nos ayuda en la gestión de versiones, aunque estén abiertos en local, porque detecta los documentos que ya tiene archivados, y cuando los vamos a enviar por segunda vez propone dos opciones: que lo hagamos como nueva versión del existente o como nuevo documento en el sistema.

Captura desde Outlook con Hot-Office

Como hemos comentado anteriormente, el correo electrónico es una vía de entrada de documentos fundamental en las empresas, y para enviarlos fácilmente al gestor documental, el módulo ‘Hot-Office’ ofrece al usuario sus dos opciones de envío directo de emails a abox document en el menú de MS Outlook.  Una opción considera el cuerpo del email como documento y el usuario lo envía y archiva en el gestor documental en formato .eml;  y la otra considera que sólo los ficheros anexos recibidos por email son los documentos a guardar en el gestor.

En definitiva, la gestión documental de abox document integrada con MS Office ofrece un incremento de productividad en las acciones de archivado de documentos desde las herramientas de creación (Word y Excel) y de recepción (el correo electrónico) más frecuentemente utilizadas en nuestros puestos de trabajo.

La implantación de abox document en varias asesorías recientemente nos anima a comentaros las bondades de la gestión documental en este sector.

Cuando pensamos en una asesoría, lo primero que nos viene a la cabeza es la cantidad de documentos que se manejan: sobre las mesas, en archivadores, en carpetas y cajas. Parece, pues un entorno ideal para implementar herramientas de gestión documental. No obstante, no hay que perder de vista las dificultades con las que nos encontraremos:

• Resistencia al cambio, el personal está acostumbrado a una serie de procesos de gestión, que se verán parcialmente redefinidos.
• Captura inteligente de la información, los procesos de digitalización, indexación y clasificación deben ser lo más automatizados posible y no suponer tareas añadidas al personal de la asesoría.
• Modificación de los hábitos de acceso a la información del cliente final.

El reto, por tanto, está en que el resultado del proyecto genere la confianza suficiente para asegurar su implantación. Las dos cuestiones que pensamos deben atenderse con mayor cuidado son:

• la extranet de acceso a los documentos para clientes y oficinas y
• los sistemas de captura automáticos, que van a permitir reducir el esfuerzo de carga de documentación en el gestor.

Otras cuestiones, como la integración con los sistemas de gestión ya disponibles o la captura de datos vía OCR, pueden ser también interesantes, aunque deben estudiarse caso a caso.

La opción más utilizada en estos casos es la de sincronización de las carpetas físicas del entorno Windows (por ejemplo, del servidor de datos o mejor, del sistema NAS de almacenamiento de ficheros) con abox document, puesto que es una forma sencilla de comandar grandes volúmenes de información de datos. Además, se asegura la integración semiautomática con otras fuentes de datos, como el correo electrónico, los sistemas de digitalización, hasta incluso los documentos generados por el programa de gestión.

En todos estos casos, basta con elegir la carpeta destino correctamente y, opcionalmente, renombrar el fichero siguiendo un patrón prestablecido para que toda la documentación acabe de forma estructurada e indexada en el gestor documental abox document y, por tanto a disposición del cliente final.

En cuanto a los flujos de trabajo (“workflows”) de los documentos, habitualmente, cuando estamos hablando de grandes volúmenes, por cuestiones de productividad se opta por la publicación directa. Sólo en casos muy concretos, con documentos más sensibles que se quiera verificar o revisar con mayor detalle, podemos elegir un flujo que incorpore una revisión anterior a su publicación y, por tanto a su visibilidad por parte del destinatario final del documento.

Adicionalmente, las transiciones de los diferentes estados de un flujo de trabajo (incluso, la del estado inicial, cuando estamos hablando de una publicación directa), pueden llevar asociados algunos automatismos, como el envío de una notificación o aviso por correo electrónico de la disponibilidad de un documento, o la propia tarea pendiente de revisión de un nuevo documento para su publicación.

Por último, hemos de mencionar la posibilidad de utilizar la funcionalidad de Expedientes de abox document como una forma sencilla de indicar a los clientes, no sólo los documentos que ya se han publicado, sino incluso los que están pendientes de completar ese expediente.

Así, para casos como la presentación de una solicitud o la documentación de un expediente, en los que conocemos de antemano la documentación necesaria, con la creación de ese expediente, abox document da de alta todos los documentos definidos para ese expediente, a la espera de la publicación de los ficheros correspondientes, con el consiguiente ahorro en los procesos de publicación, así como en la normalización de la documentación.

En resumen, podemos decir que el sector de Asesorías (de todo tipo: de gestión, de calidad, contables, laborales, etc.) ven incrementada de forma sustancial su productividad y la calidad del servicio a sus clientes implantando soluciones de gestión documental automatizada.

Si perteneces a este sector y quieres conocer más sobre abox document, consúltanos aquí.

SharePoint de Microsoft es una de las plataformas de gestión de contenidos más importantes del mercado actualmente. No obstante, requiere de una adaptación importante, cuando no de un desarrollo a medida, para ser implantado en un proyecto de gestión documental y cumplir con las necesidades del cliente. Por ello nos encontramos a menudo que un usuario de SharePoint acude a una solución específica y avanzada de gestión documental, como abox document.

No obstante, cuando los clientes que tienen implantado SharePoint acuden a nosotros, les preocupa poder seguir accediendo a la documentación que ya tienen guardados en su sistema.

Atendiendo a esta preocupación, nuestro grupo de I+D, adapting LAB, ha desarrollado un nuevo módulo de abox document para la integración con SharePoint. Gracias a este interfaz abox – SharePoint, el cliente puede seguir utilizando las bibliotecas de SharePoint y, al mismo tiempo, y de forma integrada realizar la gestión documental completa en abox document.

El objetivo de esta integración es que, aquellas empresas que tengan un sistema un SharePoint instalado y decidan aplicar la solución abox document, puedan consultar, guardar y editar la información que ofrece SharePoint desde la interfaz de abox. De esta forma las dos plataformas pueden trabajar conjuntamente mediante el vínculo creado desde abox.

Para la consecución del objetivo principal, se han planteado otros objetivos inherentes, que son los siguientes:

• Respetar la política de permisos de SharePoint.
• Realizar búsquedas simples y avanzadas en ambos sistemas simultáneamente.
• Navegar por documentos de SharePoint desde la interfaz de abox, respetando su estructura y política de permisos.
• Realizar ciertas acciones de gestión sobre carpetas y documentos de SharePoint desde la interfaz de abox.

 Las funcionalidades que permite este nuevo módulo de abox document son:

• Listar ficheros de acuerdo a la estructura de SharePoint
• Respetar los permisos de lectura, escritura, modificación y borrado
• Filtrado de las bibliotecas de interés para el usuario de un sitio web
• Testeo de la configuración del usuario
• Obtener información de los archivos
• Descarga de documentos
• Información de las distintas versiones de un documento
• Descarga de las distintas versiones de un documento
• Consulta de los metadatos de un documento
• Obtención del tipo documental de un documento
• Creación y eliminación de carpetas
• Añadir y eliminar documentos
• Rápida y sencilla configuración del inicio de sesión del usuario de SharePoint
• Estructura en árbol de las bibliotecas y carpetas de un sitio SharePoint
• Búsqueda de un documento o carpeta
• Búsqueda de cualquier fuente de información de SharePoint
• Previsualización del contenido del archivo en las búsquedas

 Esta integración entre abox document y SharePoint se enmarca dentro de las acciones continuas de mejora de la interoperabilidad de nuestro producto, característica que pensamos la diferencia de otros productos de gestión documental del mercado.

Integraciones de abox document con otros sistemas son:

• Windows
• Office
• email
• Microsoft Dynamics Navision
• Oracle
• IBM
• Lotus Notes

abox document, nuestro sistema de gestión documental profesional, dispone desde mayo de 2011 de una herramienta para la gestión de los flujos de trabajo documentales. Mediante esta utilidad, el implantador de abox o el cliente final pueden diseñar el flujo de trabajo que seguirá cada tipo de documento dentro de la organización, incluyendo guardas o condiciones para que se aplique un flujo diseñado u otro.

El pasado lunes lanzamos la versión 1.3 de esta potente utilidad, el HotEditor, que permite combinar los beneficios de la gestión documental con los de la elaboración de flujos de trabajo (“workflows”).

A continuación indicamos las últimas mejoras incluidas en el HotEditor:

Versión: 1.3 – noviembre 2011

• Exportación del flujo a formato Visio.
• Realizar test de todos los workflows del proyecto en Abox desde el HotEditor.
• Visualización del dominio de Abox del proyecto.
• Definir nodo inicial manualmente
• Roles de organización y usuario compatible con Abox 2.6
• Compatibilidad con el plugin para evaluar varias guardas (ValidateMultipleGuards). (Opcional)

Visualización gráfica del workflow

 Versión: 1.2 – septiembre 2011

• Duplicar Workflows (Click derecho en la pestaña del workflow).
• Al eliminar un estado, no elimina sus transiciones.
• Se puede editar nodo inicio y nodo fin de una transición.
• Registrar un proyecto a una url de Abox.
• Realizar test de workflows en Abox desde el HotEditor.
• Descarga de metadatos y roles desde Abox.
• Permisos de Roles compatibles con Abox al exportar un workflow.
• Mejorada la visualización de los errores en los workflows por acciones y guardas incompatibles con HotEditor.
• Actualizaciones automáticas.

Edición de workflow

Versión: 1.1 – mayo 2011

• Edición de guardas y acciones.
• Nuevo tipo de parámetro: Lista.
• Las guardas se relacionan por una condición (OR o AND).
• Se pueden importar y exportar workflows funcionales en Abox 2.5.
• Las acciones y guardas se filtran por el tipo de contenido.
• Reconoce acciones y guardas no existentes (no deja guardar con inconsistencias de este tipo).
• Los parámetros dentro de las acciones y guardas se pueden ordenar
• Edición de códigos de estados y transiciones.
• Cambios a skins personalizados.

El pasado 3 de noviembre Adapting organizó un seminario web sobre gestión documental productiva, al que asistieron 30 personas. En el “webinar” se mostraron, en relación con dos necesidades habituales de las empresas (la gestión de expedientes y el flujo de aprobación de facturas), importantes características de abox document®, :

• Tecnología web y acceso por navegador, movilidad
• Integración con el escritorio, con MS Office y con MS Outlook
• Válido para todo tipo de expedientes: comerciales, de proyecto, de I+D…
• Funciones de colaboración sobre los documentos
• Gestión de tareas y flujos de trabajo relacionados con las facturas a pagar

A continuación tienes los videos del webinar. Disculpa la calidad de la imagen y del sonido; la próxima vez estarán mejor!

1ª parte: Presentación y conceptos generales



2ª parte: Gestión de Expedientes



3ª parte: Workflow de aprobación de facturas