Las facturas electrónicas son documentos electrónicos, con algunas características especiales, y por lo tanto susceptibles de ser gestionadas por abox document.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un “documento electrónico que debe contener los datos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes.”
¿Cómo funciona la facturación electrónica con abox document?
El origen de las facturas está en los sistemas de gestión económica o ERPs de las empresas, los cuales envían su información a abox document en diferentes formatos para generar la factura electrónica:
ficheros de intercambio XML, TXT, CSV
mediante vistas de tablas de intercambio
vía servicios web, con funciones ‘ empaquetadas’ para automatizar la creación de e-facturas
Con la información recibida, abox genera la factura electrónica en el formato predefinido con el cliente ( Facturae, PDF/A, f64, por ejemplo) y la firma digitalmente mediante el certificado electrónico corporativo ( uno o varios certificados en el caso de grupo de empresas emisoras de facturas) instalado en el servidor. Para este proceso utiliza un ‘hotfolder’ (carpeta activa) que lo automatiza y permite el trabajo por grandes lotes o volúmenes.
El formato elegido dependerá de la forma de procesamiento de las facturas recibidas por parte de los clientes, resumimos 3 casos:
si la integración con los sistemas del cliente exige un XML, podemos optar por un formato XML como por ejemplo Facturae para conseguir la interoperabilidad de los sistemas proveedor –cliente (Sobre todo si se trata de la Administración Pública)
si el procesamiento se realiza por parte de una persona manualmente, se optará por un formato fácilmente comprensible por el usuario, por ejemplo un PDF/A.
si deseamos combinar las dos opciones, se crea la e-factura en PDF/A firmado y se le adjunta un fichero de intercambio (XML, TXT..) con los datos necesarios para interoperar con el ERP del cliente.
El siguiente paso en el proceso de e-facturación es su puesta a disposición de los clientes. abox document ofrece fundamentalmente dos maneras de hacerlo:
el envío directo de las facturas como anexos en correos electrónicos a los clientes.
la publicación en una extranet de e-facturas para que los clientes se las descarguen por internet previo aviso por email con el enlace a la factura correspondiente. Las notificaciones de facturas disponibles pueden ser con el alta de una en una, o periódicamente (por ejemplo, una vez al día) con la opción de notificación múltiple, de forma que con un solo correo notificamos todas las facturas emitidas ese día a un cliente.
Factura electrónica también en la nube
También es posible utilizar sistemas de facturación electrónica “cloud” y en modo alquiler (SAAS) para, incluso, evitar la inversión inicial. Con abox document Cloudya no es necesario disponer de infraestructura de sistemas, ni gestionar su mantenimiento ni actualizaciones. Y es posible realizar facturación electrónica desde la nube abonando una cuota mensual que incluye todos los conceptos del servicio: software, hosting, mantenimiento y soporte técnico.
¿Quieres más información sobre la facturación electrónica? Pincha aquí.
Así hemos llamado a nuestro próximo seminario web sobre gestión documental productiva. Se trata de un webinar gratuito con un enfoque totalmente práctico, en el que se mostrarán las siguientes características de abox document®:
Tecnología web y acceso por navegador, movilidad
Integración con el escritorio, con MS Office y con MS Outlook
Válido para todo tipo de expedientes: comerciales, de proyecto, de I+D…
Funciones de colaboración sobre los documentos
Gestión de tareas y flujos de trabajo relacionados con las facturas a pagar
La gestión de expedientes documentales de abox document® permite normalizar la estructura y la gestión de la información de una empresa o de un equipo de trabajo. Posibilita compartir el conocimiento entre los profesionales y la supervisión rápida del estado de sus tareas.
aboxdocument® y sus flujos de aprobación de facturas hacen a los usuarios más productivos, gracias a la digitalización de los procesos administrativos, al acceso por internet desde cualquier lugar y a la eliminación de tareas de escaso valor añadido. Los workflows configurables se adaptan a los diferentes procesos de cuentas a pagar facilitando y automatizando muchas de las tareas de revisión de las facturas.
Curiosamente nos encontramos a menudo con clientes que piensan que no necesitan una herramienta que les permita gestionar más rápidamente las facturas de sus proveedores, porque no tienen ningún interés en acortar el plazo de pago. En absoluto se trata de eso cuando hablamos de implantar una herramienta como abox document para el flujo de aprobación de facturas de proveedores. No se trata de que vayas a pagar más rápido a tus proveedores (si no quieres), sino de muchas ventajas que descubrirás a continuación.
En todas las organizaciones existe un circuito de revisión de facturas a pagar, más o menos largo, más o menos complejo, en función de su tamaño y su organigrama.
Podemos describir diferentes tipos de flujos de aprobación de facturas que se dan actualmente sin aprovechar las ventajas de la tecnología y de los sistemas de gestión documental:
El circuito de firmas manuales: consistente en una carpeta con originales de facturas que se llevan de mesa en mesa para ser revisadas por los responsables de visarlos. Se producen los consiguientes paseos del administrativo de mesa en mesa para preguntar por la validez de las facturas y recoger las firmas de aprobación.
El circuito por email: el departamento financiero envía emails solicitando la aprobación de las facturas que además adjunta en cada email a cada uno de los responsables de visarlas consecutivamente. El resultado es un trasiego de emails de ida y vuelta entre los implicados, que además tienen que guardar para recordar si dieron la conformidad o si rechazaron la factura, cuándo lo hicieron y los comentarios que realizaron.
Salta a la vista que se trata de dos maneras de organizar estos procesos claramente mejorables. ¿Cómo puede entonces un sistema profesional de gestión de documentos ayudar en la mejora de estos procesos?
Se digitaliza todo el proceso de supervisión de las facturas, no sólo el documento. Una vez entra en el circuito la factura digitalizada, el documento físico se archiva definitivamente y no precisa volver a ser consultado. Todas las acciones de búsqueda, consulta, revisión y aprobación o rechazo por parte de los usuarios se realizan a través del sistema informático de gestión documental.
Se adapta a la movilidad de los implicados en el circuito, porque la centralización de las facturas en una herramienta web accesible por internet, permite el acceso fácil a cualquier empleado desplazado o establecido en otra sede diferente de donde se procesan las facturas que debe revisar. [Nota: relacionado también con este tema de la movilidad, os recordamos nuestro post sobre la posibilidad de acceder a abox document a través del iPad.]
Incrementa la productividad de las personas involucradas, porque los workflows configurados en el gestor documental aceleran los procesos mediante el paso de un estado a otro de las facturas en pantalla, sin la presencia del documento en papel. Unas veces los pasos se realizan de forma manual mediante un sencillo clic por parte del revisor y otras veces de manera automática mediante la programación de eventos en función de criterios establecidos. Las características de la factura que determinan esos criterios pueden ser el importe, el proveedor, el departamento responsable de la compra, el centro de coste o el proyecto imputado, etc. …
Mejora la información económica en la empresa y la gestión de tesorería al disponer de un control total sobre la situación de las obligaciones con los proveedores.
El software aporta trazabilidad: el sistema guarda registro de las acciones de aprobación y rechazo de facturas y los comentarios escritos por los revisores, de modo que se conoce en todo momento la situación de las mismas, su histórico y los motivos de su estado actual.
El módulo de gestión de workflows de nuestro software de gestión documental, abox document, dota de flexibilidad a los circuitos de aprobación, gracias a la posibilidad de programar diferentes flujos de trabajo de facturas. Así se adaptan los flujos de aprobación a las necesidades de las organizaciones y de los cambios en los procesos, que deben seguir evolucionando y mejorando.
En resumen, los beneficios que obtenemos entonces al implantar el workflow de aprobación facturas con un software de gestión documental profesional son:
abox invoice es la denominación de la solución de Adapting bajo la que designamos 3 soluciones en 1: facturación electrónica emitida y recibida, digitalización certificada de facturas impresas y gestión documental de todo ello.
Hemos encontrado en Youtube dos videos realizados por Avanza Exportador y la Fundación CTIC, en los que se describe de forma muy gráfica qué es y qué soluciona la facturación electrónica. Sin querer apropiarnos de ellos, pensamos que resumen muy bien los beneficios de nuestro producto: abox invoice, sobre el que podéis informaros con más detalle en nuestro sitio web específico para facturación electrónica: www.facturacionelectronica.biz.
Avanza Exportador es un perfil virtual patrocinado por las cámaras de comercio de Granada, Alicante y Castellón, Ministerio de Industria (Plan Avanza) y la Unión Europea.
La Fundación CTIC (Centro Tecnológico de la Información y de la Comunicación) es una institución privada, sin ánimo de lucro, de carácter social y de cooperación para el desarrollo tecnológico. Está constituida por un patronato de empresas del ámbito de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) y por el Gobierno del Principado de Asturias.
Video 1: “dibujos animados”, minimalista y muy claro en sus explicaciones
Vídeo 2: hecho con recortes y rotulador, muy a la manera de la web 2.0. Un ejemplo de algo barato y con calidad.
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