Blocument: Productividad y Gestión Documental

 En una de las reuniones del Comité Técnico de Normalización CTN-50/SC1 de Aenor, del que Adapting es miembro, se nos pidió comentar una reciente norma publicada por la Asociación Americana de Archivistas y que abordaba la convivencia de la gestión documental y las redes sociales. A continuación, nuestros comentarios al respecto.

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Cada vez más organizaciones emplean herramientas web, tecnologías colaborativas y redes sociales en su estrategia de negocio. Sólo debemos fijarnos en la cantidad de enlaces a Facebook, Twitter, foros, etc., que se incorporan a la página web de empresas líderes y el uso cada vez más frecuente de herramientas colaborativas entre los empleados y clientes: intranets, extranets, chats, encuestas, wikis, etc.

Sin embargo, si ya antes existían riesgos incluso con las práctica de una gestión documental profesionalizada (entendiendo como tal aquélla guiada por los principios de una gestión vinculada a las normas ISO-15489 y desde este año también ISO-30301), la irrupción de este tipo de tecnologías sociales impondrá todavía mayores retos para el mantenimiento de las buenas prácticas en gestión documental. 

ARMA International (La Asociación Americana de Archivistas, asociación sin ánimo de lucro con 11.000 miembros y fundada en 1955) ha editado recientemente una norma sobre las Implicaciones de Tecnologías Colaborativas basadas en Web para la Gestión Documental Profesional (Implications of Web-Based Collaborative Technologies in Records Management- ANSI/ARMA 18-2011). 

En esta norma americana, que se va a proponer a ISO como norma internacional, se analiza la aplicación de los principios generalmente aceptados de buenas prácticas en gestión documental y archivos al mundo de las tecnologías colaborativas basadas en la web. En concreto, se analizan los ocho principios de: responsabilidad, integridad, protección, cumplimiento legislativo, disponibilidad, retención, disposición y transparencia.
Para cada uno de estos principios se establecen recomendaciones para un buen uso de las herramientas web, en el contexto de las buenas prácticas en gestión documental. 

Un análisis de estas recomendaciones nos lleva a ciertas conclusiones que quizá a algunos les puedan resultar curiosas o cuanto menos novedosas: 

• Es necesario poder auditar cualquier actividad de empleados o clientes que se realice en redes sociales o herramientas web colaborativas, en representación de o dirigidas a la organización.
• Se le debería dar la misma importancia y/o tratamiento a cualquier manifestación en este tipo de medios, que a otras manifestaciones internas (documentos o memorandos).
• Este tipo de tecnologías no dejan de ser una extensión de la organización, por lo que estarán sujetas a las mismas normas y obligaciones del resto de información y documentación de la empresa.
• Existe la necesidad de poder buscar y guardar como evidencia cualquier información, documento, imagen o diálogo vertido en estos medios. Se tendrá que poder retener y disponer de estos datos de una forma acorde a las políticas internas correspondientes.

Todos estos requisitos puede que le parezcan lógicos a la persona responsable de archivos; sin embargo, pueden convertirse en una pesadilla para los tecnólogos o responsables de sistemas, puesto que si ya antes era complicado mantener y distribuir la información y los documentos en un sistema tradicional, ¿cómo se va a poder llevar estos mismos requisitos a internet y además con plataformas externas, sobre las que difícilmente se puede tener control (pensemos en portales como Facebook o Twitter)? 

¿Cómo podemos preparar nuestro software para lo que se nos viene encima?

Si bien es imposible conseguir un software que cumpla desde el primer día con todos los requisitos, no sólo de gestión documental profesional, sino también respecto a las nuevas implicaciones de los servicios web de colaboración y redes sociales, no hay que desesperar.
Debemos prepararnos para lo que nos espera. En este contexto, algunas recomendaciones: 

• No construir la casa por el tejado. Existen aplicaciones 100% web que dicen estar integradas con todas las redes sociales y todas las tecnologías web posibles. ¿Pero realmente permiten realizar una gestión documental profesional y una gestión de los documentos como evidencias?
• Primero las bases, luego la integración. Se requiere un software que le permita gestionar su información conforme a los ocho principios de buenas prácticas mencionados, pero de una forma sistemática e integrada con todos los sistemas y aplicativos de la compañía. A partir de ahí, deberemos tratar de integrarnos con sistemas externos basados en web.
• Empleo de estándares. Busquemos soluciones que nos proporcionen estándares para el manejo y la integración con otras aplicaciones.

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abox document es una plataforma de gestión documental y contenidos inspirada en las normas internacionales ISO-15489, ISO-30301 y requisitos funcionales de Moreq2010. 

Es 100% web y le permite gestionar contenidos de internet (comentarios, fotos, tweets, hiperenlaces, etc) y tratarla internamente como información de interés para el archivo (evidencias), cumpliendo así con los requisitos de una gestión documental profesional.

Es constatable nuestro interés en las diferentes normativas existentes y aplicables al software de gestión documental revisando los posts anteriores sobre la ISO 30300, Moreq2010 y la Norma Técnica de Interoperabilidad.

Por ello Adapting América, nuestra filial en Colombia para el mercado latinoamericano está teniendo en cuenta que en dicho país se dictó la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) que obliga a las administraciones y entes colombianos a realizar un Programa de Gestión Documental, que implica la implantación de sistemas informáticos ajustados al espíritu de esa norma.

El diseño de nuestro gestor documental abox document®, se ha inspirado siempre en la normas internacionales de archivística como Moreq2 o ISO, por lo que está muy próximo al cumplimiento de todos los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación en Colombia.

Por esta razón Adapting América, llegó en Mayo pasado a un acuerdo con la empresa de servicios de consultoría en gestión documental y archivística Software y DI, situada en Bogotá.

Software y DI, partner avalado por su experiencia como antiguos funcionarios del Archivo General de la Nación y que incluso participaron activamente en la redacción de la Ley 594, están finalizando su asesoramiento técnico para el ajuste de abox document a los requisitos de la regulación colombiana.

Se da la circunstancia adicional de que las normas de archivística en el resto de países suramericanos no distan mucho de la legislación promulgada en Colombia (en ocasiones, se trata de un mero “copia y pega”), por lo que el cumplimiento de los requisitos en Colombia, será un facilitador de cara a la exportación del producto del resto de países del entorno.

Cuando te compras una silla estás seguro de que la puedes utilizar con cualquier mesa. Sin embargo, cuando hablamos de sistemas informáticos esto no siempre es así.

En el mundo de la informática se ha soñado con alcanzar la comunicación entre diferentes programas y máquinas de distintos fabricantes. Todos nos hemos encontrado alguna vez con obstáculos a la hora de obtener datos en diferentes entornos o conseguir “influir” en la lógica de otros programas. Para avanzar en esa dirección, se habla del término interoperabilidad. Ampliando el alcance, la interoperabilidad es la capacidad de los diferentes sistemas de compartir datos e intercambiar información y conocimiento entre ellos.

Esta idea, que puede parecer hasta casi romántica, se torna esencial en el ámbito de la administración electrónica. ¿Cómo vamos a poder intercambiar información entre ciudadanos, empresas y administraciones públicas, si no sentamos las bases de cómo hemos de entendernos con los diferentes sistemas y aplicaciones de las Administraciones públicas? Y todo ello debe realizarse de forma segura.

Con la idea de regular y sentar las bases de cómo abordar estos desafíos, se publica el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) junto al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Pero para articular más en concreto el ENI, se van publicando las Normas Técnicas de Interoperabilidad. Éstas abarcan todo el abanico de aspectos concretos a considerar, tales como el documento electrónico, la digitalización, el expediente electrónico, la política de firma, la gestión de documentos electrónicos y algunos más.

Si nos detenemos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de documento electrónico publicada a finales de abril de este año, podemos destacar los siguientes aspectos:

• Se compone de contenido, firma electrónica y metadatos.
• Los ficheros de contenidos se deben ajustar a los formatos establecidos en la norma técnica de interoperabilidad de catálogo de estándares.
• Para el intercambio de documentos electrónicos se definen esquemas xml.
• Se establece un conjunto de metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico, pudiendo ampliar con metadatos complementarios.

Lógicamente, las normas técnicas de interoperabilidad están muy vinculadas entre ellas, al regular aspectos muy concretos de aplicación. Así, por ejemplo, la gestión y conservación de los documentos electrónicos viene regulada por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, todavía no publicada.

Es este punto, el de la falta de una serie de normas técnicas de interoperabilidad (además de la anterior, la del catálogo de estándares, citada arriba y algunas más), lo que nos impide en estos momentos tener claro el dibujo global, por lo que habrá que esperar a que los diferentes agentes involucrados en su redacción (Administraciones públicas, Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Corporaciones Locales a través de la FEMP y Universidades Públicas) concluyan su labor.

Con medio año de retraso, el foro europeo experto en Archivística, DLM Forum, ha comunicado la publicación de los Servicios Centrales (Core Services) y módulos de tipo Plug-In de la especificación modular de requisitos para Sistemas Electrónicos de Gestión Documental (Electronic Records Management Systems o ERMS).

Se espera que la mayor parte de los países europeos, y muchos países fuera de Europa, adopten Moreq2010 como herramienta armonizada para la gestión de la información y, en especial, los fabricantes de tecnologías de gestión de contenidos empresariales y gestión de records.

La ventaja de esta nueva versión, que ha sido más consensuada entre los diferentes actores del mundo de la Archivística, Administraciones públicas y fabricantes de software, es que permite establecer requisitos de forma modular, mucho más fáciles de evaluar por consultores independientes y de cumplir por fabricantes de tecnología.

Adapting, como empresa puntera en soluciones de gestión documental, apuesta por el cumplimiento de este tipo de estándares en sus productos, dotando a su plataforma abox-document de todas las prestaciones que requiere una gestión documental profesional.

Frente a otros competidores que no disponen de tecnología propia, Adapting cuenta con un producto diseñado y desarrollado en su laboratorio de I+D (Adapting Lab), con un experto grupo de desarrolladores, así como alianzas con expertos nacionales e internacionales del mundo de la Archivística.

El DLM Forum es la entidad europea encargada del análisis y la normalización en materia de Gestión Documental y Archivística y autora de los famosos documentos Moreq1 y Moreq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records), éste último publicado en 2008.

Desde hace unos meses se encuentra trabajando de forma intensa en la revisión de la publicación Moreq2, con el objetivo de actualizarla y crear una nueva especificación, denominada Moreq2010, que mejora su aceptación por parte de fabricantes y proveedores de software para gestión documental y de records.

La realidad es que Moreq2 se ha convertido en un estándar de facto en el mundo de los usuarios y profesionales de la Archivística en Europa, traducido a gran cantidad de idiomas incluyendo el castellano y el catalán, y actualmente en proceso de convertirse en norma nacional en muchos países de la UE.

Sin embargo, su impacto en el mundo de la Industria del software ha sido limitado. Pese a que algunas organizaciones ofrecían servicios de certificación en Moreq2, han sido contados los casos de fabricantes de sistemas de gestión documental que hayan certificado sus productos bajo este estándar.

Las razones esgrimidas por los fabricantes son la gran cantidad de requisitos a cumplir, en multitud de áreas distintas, en ocasiones, incompatibles con otros requisitos del diseño de software, como son la usabilidad, intuitividad y rendimiento de las bases de datos.

Moreq2010 surge como un intento de simplificar los requisitos y modularizarlos, un guiño a los fabricantes de sistemas de información para que se decidan por certificar sus productos con esta nueva norma. Aunque en la página web declaran su intención de tener completa esta nueva versión hacia finales del año 2010, nadie cree que esto vaya a ser posible y seguramente nos iremos a bien entrado el año 2011 para disponer de una versión estable del documento.

Adapting participa en el Comité Técnico de Normalización de AENOR CTN50/SC1-Gestión de documentos y aplicaciones, desde donde aportamos nuestro granito de arena y nuestra visión como fabricantes de software de gestión de contenidos empresariales (ECM).

Nuestra nueva plataforma abox se ha orientado desde su concepción al cumplimiento de los requisitos de Moreq2, aunque siempre desde una perspectiva pragmática, tratando de hallar el compromiso, en ocasiones difícil, entre las necesidades de las empresas modernas y los requisitos de los expertos en gestión de archivos y records electrónicos.

Confiamos en que el nuevo modelo Moreq2010 sea más amigable con los fabricantes de software y proporcione un marco claro, modular y coherente para establecer las especificaciones funcionales de las herramientas de gestión documental de los próximos años.

Nuestros clientes pueden estar seguros de que abox es una plataforma ECM adaptada a los últimos requerimientos de la materia, que cuenta con un equipo humano, en alerta permanente, que tiene como misión hacer viable la implantación de este tipo de sistemas en el medio empresarial.